Kpi: что это такое простыми словами и как расшифровывается аббревиатура, для чего нужны ключевые показатели эффективности

Примеры КПЭ

Чтобы в полной мере понять, что такое кипиай, давайте рассмотрим некоторые примеры ключевых показателей эффективности. Для лучшего понимания сути каждая из профессий, которая учитывается при расчете, будет рассматриваться отдельно. В нижеприведенной таблице указан не только род деятельности, но и показатель, на основании которого проводится исчисление критерия эффективности.

Номер Должность Показатель для расчета Формула для расчета 1 Руководитель маркетингового отдела Общий процент от выполнения ранее разработанного плана. Общая формула расчета, описанная выше. 2 Маркетолог Общий процентный показатель всех марок на рынке Рассчитывается на основании данных всех сторонних  маркетинговых фирм. 3 Главбух Своевременность подачи налоговой службе декларации о доходах предприятия. Данные, полученные из налоговой инстанции. 4 Бухгалтер Общий процент от выполненных финансовых операций Для данной профессии существует своя формула расчета кипиай: (qпср/qпобщ)×100%, где первый показатель в скобках подразумевает число финансовых операций, которые были выполнены своевременно, а второй – общие результаты, касающиеся всех платежных операций. 5 Начальник юридического отдела Берется за основу общее число выигранных судебных процессов. Соотношение числа выигранных дел к общему количеству судебных процессов. Полученный результат умножается на 100%. 6 Юрист Сумма денег, которая была взыскана с других предприятий в пользу организации, где работает человек

Также берется во внимание количество денег, которое при этом было сохранено компанией. В расчет берутся все данные отчетов, составленных юридическим отделом

Если снова взять за основу пример kpi менеджера по продажам, то с помощью полученных после проведения расчета данных начальник отдела менеджмента сможет выявить не только положительные, но и отрицательные моменты в деятельности своих подчиненных. Так, он будет в точности знать, какое количество необходимых звонков и встреч провел менеджер по продажам, были ли они результативными, много ли людей стали постоянными клиентами и т. д.

Если полученные данные не соответствуют разработанному плану, то это означает, что человеку, занимающемуся этим видом деятельности, не хватает, либо знаний и навыков, либо упорства и желания работать.

Все рассмотренные выше примеры KPI, или ключевых показателей эффективности, полностью отражают суть этого понятия. Конечно, сразу разобраться во всех этих тонкостях (особенно начинающему бизнесмену) сложно

Однако лучше потратить немного времени на глубокое изучение этой важной темы, чем нести финансовые потери, способные серьезно навредить развитию и успешному продвижению бизнеса

Разработка KPI интернет-маркетолога

Что это — KPIs, также легко понять на следующем примере.

Формула расчета КПЭ будет работать только тогда, когда все задачи являются измеряемыми. Можно выделить пять основных показателей эффективности:

• рост числа клиентов;
• увеличение числа положительных отзывов;
• повышение лояльности клиентов;
• разработка стратегии для возврата клиентов и совершения повторных покупок;
• увеличение узнаваемости и доверия к бренду.

Для выполнения этих целей маркетолог нанимает дизайнеров, аналитиков, копирайтеров, программистов. Для оплаты их работы необходимо обеспечить соответствующие материальные ресурсы.

Для запуска системы KPI необходимо:

• выделить главную цель компании и желаемый результат;
• конкретизировать цели;
• разбить оклад маркетолога, назначить фиксированную сумму и бонусы;
• определить ключевые показатели оценки;
• составить план с оптимальным значением показателя эффективности.

Как правильно внедрить

Внедрение показателей требует времени и сил, четкой последовательности действий, основанной на прохождении нескольких этапов. Среди них:

Определение целей и разработка стратегии. Как уже стало понятно, KPI интегрирует глобальные цели компании с личными целями сотрудников. Лучшим вариантом будет четкое выстраивание целей в виде иерархии, деление их на далекие и близкие. Это один из основополагающих пунктов и без него нет смысла двигаться дальше. Определение целей — долгая работа не на один день и не для одного человека. Экономика предприятия на этом этапе должна быть изучена полностью.
Подготовка работников. Не получится внедрить систему без легкости для персонала и незаметности

Желание руководителей внедрить такую систему встречается недовольством и протестом рабочих, большим количеством вопросов о важности и необходимости KPI. Чаще всего руководство совершает следующие ошибки: не разъясняет рабочим важность и нужность системы, и урезание заработных плат

Это худшее, что можно придумать, так как мотивации работать по новому порядку и с более низкой оплатой труда не будет никакой. Мотивация должна быть в том, что четверть премии рабочий может получить за свою эффективность и так далее. Перед внедрением следует подготовить сотрудников к постепенному переходу. Если они не готовы, то, возможно, следует перенести внедрение.
Подбор подходящих показателей. Система призвана контролировать показатели работы как каждого сотрудника, так и отделов или всей организации. На основании этой информации рассчитываются компенсации и премии. На этом этапе следует подобрать правильные формулы расчета эффективности и получить согласие человека работать по ним и получать вознаграждения. Не должно быть такого, что на премию будет влиять параметр, который неподвластен сотруднику. Необходимо выбрать простые и прозрачные, легко измеряемые и сбалансированные показатели KPI. Помочь в этом могут готовые матрицы KPI, находящиеся в свободном доступе. После этого происходит внедрение.
Автоматизация. После решения всех вопросов, можно автоматизировать систему с помощью ПО. Это способно заметно упростить процессы дальнейшего планирования, собрать данные в режиме реального времени без участия человека, рассчитать вознаграждение сотрудника, сформировать отчет о проделанной работе и многое другое.

Как разработать KPI интернет-маркетолога?

Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.

Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог

Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста

5 показателей эффективности маркетолога:

1. увеличение охвата целевой аудитории;
2. привлечение новых клиентов — рост численности;
3. повышение лояльности клиентов — количество положительных отзывов, рекомендаций и т.д.;
4. увеличение количества повторных покупок — разработка стратегий;
5. повышение узнаваемости и уровня доверия к бренду.

Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.

Чтобы запустить систему, вам необходимо:

• определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
• сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
• разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
• определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
• разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.

Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.

Расчет KPI на конкретном примере

Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):

1 — количество привлеченных клиентов на сайт;

2 — количество повторных покупок существующих клиентов;

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1

Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:

1. новые клиенты — 0,5;
2. повторные покупки — 0,25;
3. отзывы — 0,25.

Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:

Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:

Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.

Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.

Шаг 5. Рассчитываем оплату. Общая сумма вознаграждения маркетолога — $800, размер фиксированной ставки — $560, переменной части — $240. Полную премию маркетолог получает за индекс, равный 1 (или 100 %). То есть, 113,7 % — это перевыполненный план, за него маркетолог получает дополнительный бонус. Итого: 560+240+32,88 = $832,88.

Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.

Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.

Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.

Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.

Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.

Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:

Что означает данная аббревиатура, её применение

«KPI» – это система определения результатов деятельности предприятия по ключевым показателям.

Оценки их эффективности и прогнозирования дальнейшего изменения этих результатов.

На основе данных полученных в ходе выполнения KPI руководитель может определить текущее состояние фирмы и выработать шаги по улучшению ее финансового состояния.

Предназначение 

Система оценки показателей результативности и эффективности работы предприятия была разработана в прошлом веке Питером Друкером. Основное ее предназначение – повысить качество управления предприятием, освободить время менеджеров для решения более важных задач.

Перечень главных показателей

Поиск способов стимулирования персонала на более эффективную работу, повышения качества продукции и снижения издержек.

Как и где применяется

Содержит в себе целый комплекс способов анализа финансовой и управленческой информации, методов ее оценки и выработки на ее основе решений.

При проведении анализа и оценки KPI менеджер принимает во внимание только ключевые показатели деятельности, такие как:

• размер выручки;
• расходы на покупку сырья и материалов;
• внеплановые расходы;
• валовая прибыль;
• чистая прибыль;
• размер кредиторской задолженности;
• сумма краткосрочных и долгосрочных займов и их доля в общем объеме поступающих на счета денег;
• суммарная стоимость активов;
• сумма свободных денежных средств, имеющихся в распоряжении.

При проведении расчетов менеджер использует финансовую отчетность, планы фирмы, сравнивает их и составляет новый план, основанный на прошлом опыте. В этом и заключается суть внедрения системы KPI, когда планируемые показатели работы основываются не на измышлениях менеджера, а на основе результатов работы предприятия.

Поэтому все показатели относят либо к запаздывающим, либо к опережающим. Запаздывающие – это когда события уже произошли. Например, надо было заказать какого-то товара меньше, так как его плохо покупали.

Используя ключевые показатели деятельности фирмы, менеджер может сэкономить на тех товарах и услугах, которые не пользуются спросом и увеличить продажи тех, которые приносят максимальную прибыль.

Используя ретроспективный анализ, он может определить, в какие периоды торговля одними товарами приносит максимальную выручку, а в другие нет. Это дает возможность эффективнее использовать помещения фирмы и имеющиеся в распоряжении свободные денежные средства.

Этапы проведения 

Проводить KPI частному предпринимателю на маленьком предприятии значительно проще и быстрее. Возможно, это и делает их более эффективными на быстро меняющихся рынках.

Виды индивидуальных показателей

Но на средних и крупных предприятиях, перед тем как провести анализ и оценку ключевых показателей, менеджер должен обсудить этот вопрос с владельцем (владельцами) бизнеса.

В таких компаниях KPI проводят не отдельные менеджеры, и специализированные отделы. Сам процесс подготовки и проведения в большинстве случаев состоит из следующих этапов:

1. Согласование плана проведения KPI с советом директоров и владельцами фирмы;
2. Разработка плана проведения оценки и анализа ключевых показателей. На этом этапе менеджеры определяют объемы данных и источники этих данных;
3. Проводится сбор и обработка информации. На этом этапе нередко используют специальные компьютерные программы, рассчитываются коэффициенты;
4. Оценка результатов произведенных расчетов, сравнение их с базовыми или плановыми показателями;
5. Разработка нового плана. Новый план разрабатывается независимо от того, какой результат был достигнут. Однако он строится с учетом полученных в прошлом результатах. На этом этапе менеджер определяет ошибки, которые были допущены в прошлом, и как их можно исправить;
6. Обсуждение нового плана с владельцами предприятия и директорами. Новый план не может быть принят менеджером без рассмотрения его на совете.
7. Внедрение нового плана в производства;
8. Сравнение полученных результатов с планом.

В дальнейшем этот цикл повторяется снова. То есть в конце исследуемого периода менеджер снова сравнивает полученные в ходе работы предприятия результаты.

Оценивает, насколько эффективной была работа предприятия. При этом сравнивает результаты не только с плановыми, но и с предыдущими результатами.

Зачем разрабатывать систему KPI

Не все организации и предприятия применяют в своей практике систему KPI. Обычно в таких фирмах эффективность деятельности персонала в целом и каждого отдельного сотрудника в частности оценивается начальством субъективно. Ключевые показатели эффективности позволяют провести количественное измерение вклада работников в функционирование субъекта хозяйствования.

Кроме того, применение KPI дает возможность выявить процессы, которые являются неэффективными, то есть приносят лишь убытки, а также те, на которые важно сделать акцент для достижения более высоких результатов деятельности. Особенность системы KPI состоит в том, что показатели в ней легко измеримы и прослеживаются во времени

Если система ключевых показателей эффективности разработана и внедрена успешно, это позволяет организации проводить качественный анализ деятельности, неважно, успешной или не очень. Чтобы определить, верны ли KPI, их проверяют через СМАРТ-фильтры

Каждый из ключевых показателей должен:

• рассчитываться для конкретной цели;
• оценивать реальную деятельность фирмы;
• отражать эффективность;
• характеризовать определенный временной период.

Систему ключевых показателей эффективности можно сравнить с такими измерительными приборами, как термометр или барометр. По движению шкалы на градуснике можно предположить, как изменится погода в ближайшее время. Так и по изменению показателей системы KPI можно спрогнозировать, подъем или упадок грозит бизнесу

Правда, для этого важно оценивать сразу группу коэффициентов

Показатели эффективности деятельности предприятия изменчивы. На их колебания влияет множество рыночных факторов. Если не совершенствовать систему KPI и оценивать одни и те же коэффициенты, есть риск, что такой анализ станет неактуальным.

KPI позволяет проводить соотнесение результата и ресурсов, затраченных на их достижение. Поэтому данную систему можно использовать при планировании и контроле.

Приведем пример.

Некоторые показатели, которые можно использовать при планировании деятельности отдела закупок компании:

• процент поставок сырья и материалов, сделанных в срок — 99 %;
• уровень брака при закупке сырья и материалов — 1 %.

Далее, необходимо рассчитать фактические значения приведенных показателей. Если есть существенное негативное отклонение, необходимо разрабатывать и внедрять мероприятия, направленные на улучшение ситуации.

Суть применения системы KPI в том, что для каждой компании разрабатывается комплекс тех показателей, с помощью которых можно оценить именно данный бизнес. Эти коэффициенты не абстрактные, они не выдуманы из воздуха, а дают конкретные ответы на вопросы относительно эффективности деятельности фирмы. Когда анализ результативности функционирования субъекта хозяйствования делается без привязки к конкретным целям и специфике деятельности, процессы планирования, прогнозирования и контроля становятся недейственными.

Образец

Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице

Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:

• новые люди – 0,6;
• повторения – 0,25;
• письменные отметки – 0,15.

Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:

Key Performance Indicators	Исходное значение (в среднем за 30 дней)	Плановое обозначение, больше на 20%
1	Прирост клиентов	160	всего 192 новичка
2	Доля человек, повторно приобретших товар	30	42 раза купили снова
3	Сколько лиц, воспользовавшихся услугой, оставили положительный отзыв или рекомендацию на ресурсах предприятия	35	47 оценок

Введем показатели, пример расчета КПЭ ниже:

Ключевые показатели	Вес	Цель	Факт	Индекс
KPI 1	0.45	20	22	0.550
2	0.30	20	18	0.213
3	0.25	20	30	0.376
1	Коэффициент результативности	1.137
Расчет: Вес*Факт/Цель	113,7%

Так и получается, что владелец поставил задание, к которому сотрудник стремился, а фактические цифры — дают понимание того, чего действительно добился сам специалист-маркетолог. По приведенной выше таблице сразу становится понятно, что работник перевыполнил задачу, что считается отличным результатом, а потому поощряется премиальной надбавкой к основной заработной плате.

Как рассчитать формулы КиПиАй:

1. Общая сумма вознаграждения 56000 рублей.
2. Размер фиксированной ставки 39700 руб.
3. То есть, премиальная часть составляет 16300 (при 100%).

В этом примере человек даже превысил по требованиям, поэтому его нужно выплатить полную зарплату и выписать премию:

1. 16300/100*13,7=2233,1 (столько будет надбавка);
2. Итого: 56000+2233,1=58233,1.

Но вот если индекс ключевых показателей эффективности получился в результате меньше 99 %, то сотрудник не только лишается прибавки, но и доли заработной платы пропорционально.

Как рассчитать KPI для магазина

Для того чтобы нормализовать работу в розничной продаже, было изобретено бесчисленное количество расчетов, измеряющих их деятельность. Для начала — это объем проданного товара. На втором месте — оценка приоритетов покупателей в ассортименте, далее соотношение цены. Отсюда же рассчитывается зарплата работника: за основу берутся реализованные продукты и услуги.

Отношение реальных потребителей (тех, кто воспользовался сервисом компании) к потенциальным клиентам (те, кто не решился ничего взять по любой причине) называется конверсией. Она помогает рассчитывать заинтересованность и вовлеченность менеджеров. Например, в зал зашло 300 лиц, из них 80 купили что-либо. Далее следует такой расчет: (80:300)*100 = 26,666%.

Кроме этого, рентабельность работающих в настоящее время в организации людей можно оценить по среднему чеку. Объем всей выручки за день нужно поделить на пробитые чековые ленты, цифра в углу листа. Так можно определить лояльных клиентов, готовых прикупить что-то помимо списка, а также рассчитать, сколько потребуется человек на их обслуживание. Остальных сократить или перевести в другое подразделение.

Количество единиц, проданных одному покупателю, характеризуют правильность выкладки товара и определяют процент влияния маркетинговых мероприятий, направленных на увеличение продаж.

Легко отслеживать и регистрировать все операции поможет ПО от «Клеверенс» «Магазин 15». С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы: к примеру, проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале.

Как рассчитать показатели KPI для склада

Для эффективной работы в соответствии с поставленными владельцами предприятий приоритетами нужно установить некоторые стандарты. Рассмотрим подходы к организации КиПиАй совокупности клиентского сервиса:

Измеряемое значение	Заявлено к отгрузке	Фактически выполнено	Расхождение	Key Performance Indicators, %
Площадь	К	I	K–I	100–(K–I)*100/К
Количество строк в заказе	L	J	L–J	100–(L–J)*100/L
Число единиц продукции	Q1	A2	Q–A	100–(Q–А)*100/Q
Сумма/стоимость в деньгах	S	C	S–C	100–(S–С)*100/S
Комплексный = 100% при плановых суточных и сезонных отгрузках при наличии ресурсов и технологий	(K–I)*100/K+(L–J)*100/L+(Q–A)*100/Q+(S–C)*100/S Далее полученную сумму разделить на 4.

Нужно ли внедрять вычисления в бизнес

Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:

1. Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
2. Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
3. Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.

Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.

Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators. Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб. А третьи хотят и того и другого.

KPI, KPI, – кого любишь, выбирай!

Как рассчитать KPI  для сотрудников с разным функционалом?

В первую очередь, нужно, чтобы не только сотрудник знал этот функционал, но и  руководитель понимал участок работы подчиненного. В идеале, хорошо заполнить профиль должности. Но в жестких реалиях бизнеса, не всегда это удается. Отталкивайтесь от должностных инструкций.

Совет: где сложно рассчитать KPI,  идите от обратного. Что сотрудник не должен делать, или минимальное соотношение? Брак, ошибки, просрочка, штрафы, жалобы, претензии.

Примеры KPI  по ролям:

Для менеджера по  продажам: заключенные сделки,  количество совершенных звонков (можно в соотношении с результативными), размер среднего чека;

KPI юриста – количество выигранных дел или наоборот, снижение исков. Опять же, в зависимости от сферы и периодичности дел.

Для бухгалтера – кол-во ошибок, претензии от контрагентов. Причем, в зависимости от сферы, премиальную часть можно сделать поквартально. А основную часть повысить, по сравнению с другими сотрудниками.

KPI  для маркетолога можно оценивать по % прироста клиентской базы, по доле рынка.

Имея на руках статистику, матрицу должностных профилей, прописав по шагам алгоритм внедрения материальной мотивации, можно приступать к пилотированию. Обкатка системы настоятельно рекомендуется. Практически всегда, во время пилотного внедрения, поступает обратная связь от коллектива, вносятся коррективы.

На полное внедрение может уйти длительное время, в зависимости от сферы деятельности. И эта система – «живая», периодически требует обновления.

Разберем основные ошибки при внедрении KPI…