Как все успевать: основы эффективного тайм-менеджмента

Пять главных преимуществ планирования дня

1. Определение фронта работы. Планируя свой день, прежде всего, человек определяет себе список дел или фронт работы, который он должен выполнить. Причем, довольно детально, расписывая график поминутно, так, чтобы все успеть. В результате на рабочий день будет запланировано ровно столько дел, сколько человек реально успеет сделать, с учетом времени на незапланированные, внезапно возникшие дела.

Если же не осуществлять планирование дня и не видеть свой реальный распорядок, то человек или выполнит меньше работы, чем мог бы (будет браться только за то, что точно успеет), или будет спешить (думая, что может не успеть), от чего пострадает качество дел.

2. Важные и срочные дела не будут забыты

Если человек не будет иметь составленного распорядка дня, он легко может забыть выполнить какое-нибудь краткосрочное, но очень важное дело. Особенно, с учетом того, что на него может внезапно «обрушиться» что-то незапланированное, и все мысли будут направлены уже в другую сторону

А планирование дня позволяет в любой момент заглянуть в свой органайзер и вспомнить, что он уже сделал, а что, возможно, просто забыл.

3. Планирование дня экономит время. Многие считают, что планируя свой день, человек тратит лишнее время, которое мог бы использовать для работы. Однако, это очень большое заблуждение: на самом деле планирование дня, наоборот, помогает сэкономить время и выделить его гораздо больше.

Исследователи тайм-менеджмента подсчитали, что каждая минута, потраченная на планирование рабочего дня, в среднем позволяет выделить дополнительные 10 минут для реализации намеченных дел. То есть, фактически, это время «возвращается» с 10-кратной отдачей. Например, если человек потратит на планирование дня 10 минут — это позволит ему дополнительно выделить почти 2 часа (100 минут) для работы.

4. Расстановка приоритетов. Еще один важнейший вопрос, который решает планирования дня — это грамотная расстановка приоритетов в работе. Когда у человека нет четкого плана действий, он «хватается» за все подряд, часто выполняя не самые важные дела. Из-за этого на то, что имеет действительно высокий приоритет, у него уже не остается времени. В результате получается такая картина: весь день что-то делал, но что нужно было — так и не сделал. Знакомо?

Планирование дня отлично помогает расставить приоритеты: самые важные и сложные дела человек должен запланировать на первую половину дня, на часы своей наивысшей активности и работоспособности, и тогда у него уже не получится заменить их выполнение чем-то другим.

Кстати, грамотно расставить приоритеты поможет такой инструмент как Матрица Эйзенхауэра.

5. Обеспечение эмоционального спокойствия. И последний в списке, но не последний по значимости момент: планирование дня позволяет человеку начать и провести свой рабочей день спокойно и размеренно, без излишнего эмоционального напряжения, которое у многих имеет место быть.

Когда человек не планирует свой день — у него постоянно крутятся мысли «за что хвататься?», «а вдруг я не успею!», «как бы ничего не забыть!». Он находится в состоянии неопределенности и растерянности, что провоцирует рост психологического напряжения, а это, в свою очередь, оказывает свое негативное влияние на работоспособность.

Планирование дня позволяет решить эту проблему: человек заранее знает, что, как и когда он будет делать, сколько времени это займет, он знает, что все успеет и ничего не забудет. Соответственно, он спокоен, пребывает в рабочем настроении и не попадает под пагубное влияние излишних эмоций. Его рабочий день из беспорядочного и суматошного становится определенным, размеренным и управляемым. Это очень существенно повышает эффективность работы.

В заключение немного статистики. Исследования в области тайм-менеджмента показывают, что в наших условиях планированием рабочего времени занимаются не более 10-20% людей, причем, многие из них делают это как обязаловку, только потому, что того требует работодатель. Соответственно, и отношение к планированию такое же, и особых результатов оно тоже не дает.

В то же время, преимущества планирования дня налицо:

Ну и напоследок: все успешные люди самого разного уровня всегда планируют свой день. Не верите? Спросите у них сами.

Вы все еще сомневаетесь, нужно ли планировать свой день? Советую хотя бы просто попробовать, и вы сами увидите результат. Ну а как делать это правильно — читайте в отдельной публикации: Планирование рабочего дня.

Правильно организованное утро — залог плодотворного дня

«Есть такое твердое правило: встал поутру, умылся, привел себя в порядок — и сразу же приведи в порядок свою планету»Антуан де Сент-Экзюпери «Маленький принц»

Каждый новый день – это отдельная жизнь. В среднем человек встречает утро 25 000 раз за свою жизнь. Если правильно подойти к пробуждению и к организации нового дня можно достигнуть невероятных профессиональных и личных высот.

Режим сна

Как бы это ни звучало банально, но именно качество сна определяет наш день. Сон является основополагающим фундаментом для получения иных жизненных энергий.

«Недостаток сна нельзя компенсировать НИЧЕМ!»

Регулярный недосып приводит к перееданию, ухудшению памяти, потери концентрации и общему снижению показателей организма в целом. Современные исследования однозначно подтверждают тот факт, что взрослому человеку необходимо спать 7-9 часов. Исследователь и директор центра нарушений сна в США Томас Рот, утверждает, что если округлить до целого количество человек, которым для ночного восстановления достаточно 5-6 часов, то оно будет равно 0.

Найдите свою оптимальную границу для здорового сна и ваша работоспособность однозначно повысится.

Зарядка

«Все, что есть в этом мире выдающегося, непременно проистекает от правильного образа жизни»Дэвид Старр Джордан

Можно любить спорт или относится к нему пренебрежительно, но для копирайтера наличие физнагрузки обязательно. Жаль я поняла это не сразу.

Будете ли вы ходить в фитнес центр, заниматься танцами или единоборствами, утренняя зарядка это то, что позволит получить заряд бодрости и хорошего настроения с утра.

План дня

Cамое интересное: составление плана дня.

Мой Планер на День

Вношу дату.

Лучшая версия себя

Начинаю план дня с описания Лучшей версии себя. У каждого есть своя такая версия, все мы стремимся к тому, чтобы стать лучше.

Кто-то прописывает свою Лучшую версию во время фрирайтинга, а я предлагаю включить это в формат плана дня. Конечно, это делается по желанию, и вовсе не обязательно прописывать её каждый день.

В начале этого года, я делала свой план дня в ежедневнике и от руки. И там же, ежедневно я прописывала свою Лучшую версию себя. Но позже я всё же перешла на электронный вариант, так как это экономит время. Да и утренние страницы я всё равно пишу почти каждый день, поэтому уже не видела необходимости делать это от руки и каждый день.

Сейчас я прописываю свою Лучшую версию себя в моём Плане дня примерно раза три в неделю, и мне этого достаточно. Предлагаю попробовать и вам – и методом проб, определить для себя оптимальное количество раз.

Мой Планер на День

Приоритеты недели

Далее, исходя из того, что я запланировала на неделю, прописываю Приоритеты Недели. 3-6 пунктов общими мазками.

Мой Планер на День

Приоритеты дня

И затем, также опираясь на Недельный план, выбираю приоритеты дня. Это должны быть наиболее важные задачи на день. Я стараюсь, чтобы их было не слишком много, обычно придерживаюсь правила 1-3-5, где 1 – это самая важная (объёмная) задача, 3 – задачи поменьше, но тоже важные, и 5 – это уже мелкие и второстепенные задачи.

Мой Планер на День

По мере выполнения задач из приоритетов дня, их можно либо вычёркивать, либо отмечать галочкой. В электронном формате можно просто поставить плюсик рядом с задачей.

Благодарности дня

Не путать с Радостями – они у нас ниже.

В этот список вношу всё, за что я признательна и благодарна жизни, себе, или кому-либо

Причём важно не просто записать, а прочувствовать это чувство признательности

Благодарность нужно выражать по любому поводу – за любовь или отношения, которые у вас есть. За поддерживающих вас близких, за новую книгу, которую вам кто-то посоветовал. За здоровье – ваше и ваших близких, за свою жизнь в конце концов. Себе вы можете быть благодарны за любознательность и стремление к саморазвитию, за упорство и желание учиться новому.

Мой Планер на День

Спросите себя: за что вы сегодня благодарны. Вы обязательно поймёте и почувствуете это. Отлично, если вы вспомните четыре-пять пунктов и запишете их сюда.

Мои сферы жизни / Практики дня

В этой секции я возвращаюсь к своим сферам жизни, определённым ранее. Как я уже говорила здесь, я для себя выбрала шесть сфер, так как они наиболее полно охватывают все стороны моей жизни. Вы можете их изменить по своему усмотрению.

Далее, в каждой секции я проставляю свои текущие задачи на данный конкретный период жизни, над которыми я работаю. Их я тоже беру из Плана на неделю.

Например, в сфере Профессия – у меня работа с блогом, изучение Аюрведы, и Текст-Драйв (курс по писательству).

И так далее – по каждой из сфер.

Мой Планер на День

По мере выполнения задач, я просто отмечаю их птичкой, если заполняю форму вручную. Или ставлю плюсики напротив задач в электронном формате.

Встречи, вебинары и прочее

Здесь я указываю все предстоящие встречи, вебинары и всё то, о чём я знаю заранее.

Мой Планер на День

Вот, собственно, и весь план на день.

Не переживайте, он не займёт у вас много времени. Это только на первый взгляд, он кажется сложным и объёмным, но поработав с ним одну неделю, вы разберётесь, что к чему, и он уже будет казаться вам гораздо проще.

А теперь, главное.

2 Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

Пример планирования недели для женщины

Предположим, наша женщина работает полный день – с 9.00 до 17.00, у неё муж и ребёнок, и ей нужно планирование, чтобы оставшееся время использовать эффективно. Женщина выделила для себя на неделю такие приоритетные задачи:

1.   Делать упражнения для лица (30 минут в день)
2.   Помыть окна (30 минут в день)
3.   Пройти обучающий курс (30 минут в день)

Выходит, что для важного ей нужно 1,5 часа в день. Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины

Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины.

Дорога на работу и обратно – час утром и час вечером. Утром она своими делами заниматься не может – некогда. Зато вечером у неё есть 2 часа чистого времени. Вполне можно выделить 30 минут на лицо во время просмотра ТВ или сериала. Если обучающий курс позволит, можно слушать вебинар и заниматься чем-то ещё – например, мыть окна. За один раз вымыть все окна нереально, поэтому нужно разделить все окна на несколько дней. А во вторник женщина ведёт ребёнка к врачу, поэтому времени на любые дела останется меньше.

Итак, женщина решила запланировать неделю. У неё есть раскладка, но вносит она туда только те дела, которые НЕ само собой разумеющиеся (потому что если внести ВСЕ женские дела, любой планер лопнет))).

1.   Вносит дела, привязанные ко времени.
2.   Вносит приоритетные дела.
3.   Вносит оставшиеся дела.

И вот что у неё получается:

Пример планирования недели для работающей женщины

Но недельное планирование – это не самоцель, а часть большого плана на месяц и даже на год. Как правильно это делать, поговорим в следующих статьях.

Как правильно планировать свой день в ежедневнике школьнику?

Если вы хотите, чтобы ваши дети стали организованными и успешными, обязательно научите их планировать свое время. Для этого рекомендую купить им красивый ежедневник, разноцветную самоклеящуюся бумагу и несколько листов со стикерами для украшения (смайлы, эмоции, декорации).

Итак, для начала откройте первый разворот планировщика и вместе с ребенком выберите какую-то мотивационную фразу (любимую цитату из мультика или сказки). Запишите ее именно в этом месте и посоветуйте школьнику как можно чаще вспоминать об этой цитате.

Оформите ежедневник, как показано на фото. Каждую новую неделю года нумеруйте, пишите даты

Около каждого дня на неделю распишите время занятий в кружках или с репетиторами, запланированные встречи с друзьями или что-то важное для вашего ребенка

Справа приклейте самоклеящуюся бумагу со списком запланированных дел на неделю и любые важные заметки. По мере выполнения дел, вычеркивайте их из ежедневника или отмечайте галочками. В конце каждого дня пусть ребенок напротив даты приклеивает стикер, символизирующий его настроение и состояние. А декоративные наклейки (флажки, ленточки и другие) в начале каждой недели рекомендую использовать для украшения планировщика.

Распорядок дня студента во время каникул

Каникулы для школьников и студентов – это время, когда можно выспаться, отдохнуть, провести время с пользой для себя.

Но и в этот период не стоит забывать о распорядке дня.

И во время учебы, и на каникулах нужно как можно чаще гулять на свежем воздухе

Для чего стоит соблюдать распорядок дня в период каникул:

Здоровье. Нарушение режима дня (поздний подъем, нарушенный сон), нарушение режима питания – все это неблагоприятным образом сказывается на деятельности всех систем организма, которые постепенно начинают привыкать к подобному ритму, и по возвращении на учебу будет сложно восстановить нормальный режим.
Здоровый сон. Даже в период каникул не стоит ложиться под утро и спать до обеда, даже если вы можете себя такое позволить

Организму важно получать ежедневный полноценный сон, который начинается до полуночи. При подобном раскладе вы будете чувствовать себя бодро на протяжении всего дня.
Правильное питание

Перекусы, плотный обед один раз в день преимущественно в вечернее время, большое количество вредной пищи – все это негативным образом сказывается на здоровье. Правильный режим питания, который включает завтрак, обед и ужин – это то, от чего нельзя отказывается ни при каких обстоятельствах.
Успешность. Даже находясь на каникулах, многие студенты заняты работой, разработкой каких-то научных проектов, подготовкой к конкурсам и т.д., и наличие четко распланированного дня позволит рационально использовать свое время и быстрее достичь поставленной цели.

Правильный режим дня даже во время студенческих каникул – это залог эффективной работы в следующем семестре. Самодисциплина и самоорганизованность – это основные качества, которые присущи каждому успешному человеку.

Приблизительный распорядок дня студента на каникулах:

• 7:30 — 8:30 — пробуждение, гимнастика; 
• 8:30 — 9:00 — водные процедуры;
• 9:00 — 9:30 — завтрак;
• 9:30 -12:00 — образование. В этот период можно начать подготовку к следующему семестру, просмотреть предметы, примерный план обучения, выявить проблемы в своих знаниях по уже имеющимся дисциплинам;
• 12:00 -12:30 — отдых, перекус;
• 12:30 -14:00 — свободное время. Лучше всего провести его на свежем воздухе, занимаясь какой-либо активной деятельностью;
• 14:00 -14:30 — обед; 
• 14:30-16:30 — чтение. Какую литературу читать – это уже предпочтение каждого человека индивидуально; 
• 16:30 -17:00 — перекус;
• 17:00 — 19:00 — занятия спортом; 
• 19:00 — 19:30 — ужин;
• 19:30 — 22:30 — свободное время, которое можно посвятить встрече с друзьями, просмотру фильма и т.д.;
• 22:30 — 23:00 — подготовка ко сну, сон.

Это приблизительный распорядок дня для студента. Конечно, в каждом индивидуальном случае он будет меняться, но такие основные аспекты, как сон, прием пищи и время для отдыха, необходимо сохранять при любых коррективах данного плана.

Распорядок дня студента во время сдачи экзаменов

Период сдачи экзаменов для любого студента является сложным и ответственным периодом, ведь за короткий промежуток времени необходимо сдать несколько зачетов и экзаменов по различным дисциплинам.

Для подготовки к каждому экзамену в институте, как правило, дают 4 дня.

Важно составить распорядок дня именно в эти дни, чтобы не пришлось учить 20 вопросов в ночь перед экзаменом. Подъем должен быть не позднее 8:30 – 9:00 часов, так как в противном случае будет проделан меньший объем работы

Подъем должен быть не позднее 8:30 – 9:00 часов, так как в противном случае будет проделан меньший объем работы.

Правильно и регулярно питаться особенно важно во время сессии

Готовиться к экзамену необходимо после полноценного сна и завтрака.

Важно делать перерывы в работе каждые час — полтора. Час – полтора представляют собой небольшой временной промежуток, в рамках которого человек чувствует себя более внимательным, чутким и бодрым

Час – полтора представляют собой небольшой временной промежуток, в рамках которого человек чувствует себя более внимательным, чутким и бодрым.

Это связано с действием такого гормона, как орексин, который отвечает за такие качества, как усидчивость, внимательность, усвоение информации.

Любая монотонная работа через определенное время приводит к появлению сонливости и снижению уровня работоспособности человека.

Поэтому при подготовке к экзаменам важно делить общее количество времени подготовки на такие временные отрезки. Если студент занимается спортом, то даже во время сессии необходимо продолжать посещать зал или секцию, так как это позволит отвлечься и отдохнуть от большого количества информации, изученной в течение дня

Если студент занимается спортом, то даже во время сессии необходимо продолжать посещать зал или секцию, так как это позволит отвлечься и отдохнуть от большого количества информации, изученной в течение дня.

Вечерняя прогулка также пойдет на пользу.

Последний день перед экзаменом важно посвятить повторению материала. Не стоит этим заниматься вечером, лучше почитать книгу, посмотреть фильм и встретиться с друзьями, так как информация, которая поступает в мозг в вечернее время, намного хуже усваивается

Не стоит этим заниматься вечером, лучше почитать книгу, посмотреть фильм и встретиться с друзьями, так как информация, которая поступает в мозг в вечернее время, намного хуже усваивается.

Таким образом, разделив материал для подготовки к экзамену на несколько дней, студент сможет качественно и без переутомления подготовиться к экзамену и сдать сессию успешно.

Важно: не стоит приступать к учебе, если у вас нет четкого плана подготовки к экзамену

Алгоритм планирования недели

Описанный ниже способ планирования я применяю уже несколько лет, пришла к нему в результате множества экспериментов. Он учитывает рекомендации таких известных специалистов в теме планирования как Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Глеб Архангельский.

А вот и сам алгоритм планирования недели:

Записываем все дела в отдельный список, если у вас такого пока нет, распределяем их по категориям или сферам жизни. Интеллект-карты для этого подходят лучше всего.

Определяем 3 главные задачи на неделю.
Сначала в список задач на конкретный день вносим все обязательные дела. При этом дела, привязанные ко времени, записываем слева, всё что ко времени не привязано — справа.
Для наглядности и полной картины рабочее время (если у вас есть какой-то график) можно указать в виде временного промежутка. Также к обязательным делам относится время встреч, приёма у врача, даты отчётов, оплаты платежей (налогов и сборов, погашения кредита и т.д.).

Далее «резервируем» время для отдыха и прописываем планы. Например,  указываем «суббота — семейный день», «поездка в парк», «поход в кино» и т.д.
Вносим на первые пару дней недели задачи из общего списка (п. 1). Как правило, на этот период проще определиться. Если что-то пока под вопросом, записываем карандашом. Планы на остальные дни лучше составлять накануне вечером. Хотя, когда привыкаешь сразу вносить задачи, которые привязаны ко дню, в блокнот, он постепенно заполняется. Накануне вечером остаётся только просмотреть план, внести в него пару дел из общего списка. Итого — пара минут в день.  Подробнее о планировании дня можно почитать

По каждой задаче указываем примерное время, что помогает не затягивать её выполнение и балансировать нагрузку. Между задачами оставляем небольшой запас по времени. Если что-то немного сдвинется, это не повлияет на остальные дела в списке.
Буквами и цифрами возле каждой задачи указываем её приоритет (А1, А2, В1, В2 и т.д.). Не переходим к задачам следующего уровня, пока не сделали те, которые отметили как более важные. Подробнее об этом можно почитать в книге Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь».

Всё, что выполнено в течение дня, вычёркиваем. Возле оставшихся в списке задач можно указать стрелкой, что они переносятся. Я обычно рядом пишу дату и причину, чтобы потом вспомнить. Например, человек, который записался на консультацию, заболел, или мероприятие перенесено организаторами на другой день

Не всё происходит по нашей вине, в большинстве случаев есть какие-то внешние обстоятельства.
Важно также научиться работать со входящими задачами. Главное правило: не записываем на сегодня или завтра все входящие задачи, если они к этому дня фактически не привязаны

Для этого как раз и существует отдельный список (см. п. 1), который потом в спокойной обстановке анализируется и сортируется. Лучше всего об этом рассказано в книге «Как привести дела в порядок».

В конце недели перед тем, как составлять список на новую, важно проанализировать, что выполнено, что нет. Если ставились какие-то конкретные цели, оценить, насколько удалось их достичь, и, при необходимости, внести изменения в первоначальные планы.

Надеюсь, что рекомендации по планированию недели вы возьмёте на заметку, и что шаблон из статьи вам тоже пригодится.

В качестве бонусов участники получают 45-страничную электронную книгу с идеями по использованию Trello на все случаи жизни и 8 шаблонов тематических досок. 

Информация, как приобрести запись вебинара, на этой странице.

Сохраните статью в Pinterest:

Если темы планирования и личной эффективности вам интересны, присоединяйтесь в Telegram. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями. 

*статья обновлена 23 сентября 2020 г.

Другие интересные статьи в блоге:

Как планировать меню

В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.

3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

2. Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

1. Возьми таймер.
2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

3. Временная блокировка

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
• «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

Планирование рабочего дня руководителя

Нужно научиться держать под контролем каждый свой день, во всем должна быть дисциплина.
Важно планировать не больше, чем три срочных дела в дневное время суток.
Нужно научиться рационально распределять дела по мере их важности, сложности и срочности.
Необходимо составлять поэтапный план, следуя которому, выполнять свою работу.
В первую очередь, избавляться от мелких, простых дел, на которые уходит не более десяти минут.
Отказываться от занятий, на которые время тратится впустую.
Нужно научиться выделять место на рабочем столе и в кабинете для каждого важного предмета.
Выделять время на развлечения и отдых.

Существует ряд секретов успешного планирования.

1. Составление дневного распорядка, рациональная оценка рабочего плана.
2. Тщательный контроль дел, недопустимо одновременное выполнение нескольких поставленных задач. Это снижает эффективность.
3. Если остаются незавершенные дела с предыдущего дня, начинать работу с них.
4. Чередовать рабочий процесс и отдых.
5. Анализировать распланированное время.
6. Постоянно стремиться к улучшению результатов.

Нужно знать, как правильно составлять план.

1. Определиться с целью, для которой Вы планируете список дел. План может быть рассчитан на сутки — краткосрочный или же на месяц — долгосрочный.
2. Распределять сроки выполнения задач. В первую очередь, заниматься срочными делами.
3. Анализ дел, сокращение списка задач.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Скрыть рекламу в статье

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте

При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации

Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.

5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее, и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

Г. Попов

План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Суди о прожитом дне не по урожаю, который ты собрал, а по тем семенам, что ты посеял в этот день.

Р. Стивенсон

Есть и еще одно правило: для того чтобы наш план эффективно работал, список задач на день должен быть грамотно составлен и ориентирован на достижение результата. Посмотрим, как он составляется.

Оглавление книги

Итоги дня

Photo from Pexels

Я уже писала в посте о Планировании недели, что подведение итогов – самая важная часть планирования. Не игнорируйте эту часть плана.

Регулярное подведение итогов сделает процесс планирования наиболее эффективным и плодотворным.

Главное дело дня

Эта секция опциональна, но рекомендуется. Здесь я записываю главное дело дня, удалось ли выполнить его. Если нет – почему, и что можно улучшить на будущее

Прописывание всего этого очень помогает держать фокус на важном и не даёт сбиться с плана

Мой Планер на День

Радости дня

Не путать с Благодарностью, она у нас была ниже. В Радостях же я отмечаю всё, что порадовало меня за день.

Это необязательно должны быть большие события, они могут быть совсем маленькими, но оттого, не менее радостными. Например, порадовавшие глаз, цветущие деревья во время прогулки, чашка вкусного кофе, или объятия вашего ребёнка.

Мой Планер на День

Не ленитесь вспоминать все маленькие радости прошедшего дня, ведь из них и складывается наша каждодневная жизнь. А чем больше мы их замечаем, тем больше притягиваем их в свою жизнь. Поверьте, это действительно работает! Будет хорошо, если вы вспомните десять радостей за прошедший день и запишете их.

Вопросы и итоги дня

Ну и, наконец, самая основная часть подведения итогов – ответы на вопросы по итогам дня. Я предлагаю вам вопросы, актуальные для многих в данный момент. Но вы можете их менять.

Вопросы могут быть любыми, главное, чтобы они раскрывали суть прожитого дня, выявляли ценности, приобретённые сегодня, а самое важное, недостатки. Исходя из подобных вопросов, можно лучше понять, что работает для вас, а что не так в вашем планировании и что и как можно улучшить

Мой Планер на День

Аффирмации на ночь или вопрос / Инсайт дня

Ну вот мы и добрались до последней секции, она завершает подведение итогов дня, обычно на хорошей ноте. Я пользуюсь ею только тогда, когда подвожу итоги непосредственно перед сном, и иду спать сразу после этого. Тогда она лучше работает.

Либо просто записываю инсайт дня, если считаю нужным.

Мой Планер на День

Таким же образом делаем планы на каждый последующий день недели. Это желательно делать заранее, один раз в начале недели (или в воскресенье) на всю неделю, и на каждый день предстоящей недели, а потом уже корректировать планы по мере необходимости. В крайнем случае – можно планировать свой день накануне вечером, после подведения итогов прошедшего дня.

Я обычно планирую всю неделю в воскресенье, а потом, каждый вечер накануне, пересматриваю план на следующий день, вношу корректировки, если нужно.

Важно, чтобы утром у вас уже был готовый план дня, и тогда вы его только корректируете. При отсутствии плана вы потратите энергию на принятие решения – что вам нужно сделать сегодня, вы можете что-то забыть второпях, или у вас просто может не хватить на это времени

В итоге может пострадать ваша продуктивность. Не подвергайте себя таким рискам, делайте планы заранее.