Работа с отчетами 1с для «чайников»

Способы создания отчета в Microsoft Office Access

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме. Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма). Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета. В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

• Отчет, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
• Мастер отчетов, позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
• Пустой отчет, позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
• Наклейки, позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно базы данных;
• убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
• выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание.

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице. Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет. Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Создание отчета в Access с помощью мастера

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести группирование по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее. В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

• просмотр отчета;
• изменение структуры отчета.

Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Что такое дашборд

Дашборд — это интерактивная панель с важной информацией, сгруппированной на одном экране. В переводе с английского dashboard — это приборная панель

Дашбордом являются: показатели скорости и расхода бензина в автомобиле, отчет продаж в CRM, описание задач сотрудника в программе планирования.

В бизнесе дашбордом называют системы, которые не только показывают данные, но и способны анализировать их. В этой статье мы рассмотрим дашборды, которые помогут сделать бизнес-процессы в компании проще и структурированней.

Например, нужно подсчитать ROI. Вы можете собрать отчет в Excel, а можете визуализировать его в дашборде — и сервис автоматически просчитает итоговый показатель.

Пример анализа ROI в системе Calltouch. Источник

Дашборд можно применять в любой сфере бизнеса:

• Интернет-маркетинг.
• Планирование задач.
• Анализ продаж.
• Контроль доставки и производства продукции.
• Анализ заработной платы сотрудников, отпусков и больничных.
• Посещаемость онлайн и офлайн магазинов, музеев и театров.
• Анализ результатов ЕГЭ, экзаменов или тестов для повышения квалификации.
• Сбор данных об аудитории в любой сфере.
• Показатели выполненной работы — KPI, а также многое другое.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе. Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

• Заголовок.
• Верхний и нижний колонтитулы.
• Рабочую область.
• Примечание.

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Шаг 4: Выберите макет и заголовок

1. Выберите различные параметры макета, чтобы посмотреть, как они выглядят, а затем выберите тот, который будет использоваться в вашем отчете.
2. Выберите портретную (высотную) или альбомную (широкую) ориентацию для своего отчета.
3. После того как вы удовлетворены макетом отчетов, нажмите «Далее».
4. Поместите курсор в текстовое поле и введите заголовок, который вы хотите для своего отчета.
5. Выберите, хотите ли вы просмотреть отчет или изменить его дизайн, затем нажмите «Готово».
6. Ваш отчет будет создан и сохранен.

Как и в случае с другими отчетами, вам может потребоваться настроить размер и местоположение поля и строки, чтобы убедиться, что все ваши данные соответствуют вашему желанию.

Структура

Для адаптации отчета к выводу в таблицу значений нужно очистить структуру группировок отчета и создать поле группировки “Детальные записи”.

Настройки.Структура.Очистить();  
СтрГруппировка = Настройки.Структура.Добавить(Тип("ГруппировкаКомпоновкиДанных"));
СтрГруппировка.Использование = Истина;
СтрГруппировка.Выбор.Элементы.Добавить(Тип("АвтоВыбранноеПолеКомпоновкиДанных"));
СтрГруппировка.Порядок.Элементы.Добавить(Тип("АвтоЭлементПорядкаКомпоновкиДанных"));

Резюме

Система компоновки данных была создана для ускорения разработки отчетов и упрощения работы пользователей. Программные изменения помогают усилить этот эффект. Программист может создать выгрузки и по сути свои отчеты на основании типовых отчетов. К примеру, выгрузка заработной платы в управленческую базу. Структура базы может сильно изменена, но поля в отчете “Расчетная ведомость Т-51” будут называться так же, и сам отчет вряд ли переименуется. Да и если что-то переименуется — выгрузку исправить будет очень просто.

Программист может упростить работу пользователя по вводу параметров и отборов если есть некоторая закономерность в них, но они всё таки не фиксированы. К примеру, сравнительный отчет по продажам за этот месяц этого года и аналогичные месяца трех предыдущих годов.

Приведенные примеры кода были протестированы на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.13.1690).

Чтобы добавить номера страниц в верхний или нижний колонтитул:

1. На ленте выберите вкладку «Дизайн» в группе «Инструменты проектирования отчетов» и найдите группу «Верхний / нижний колонтитул».
2. Выберите команду «Числа страниц».
3. Появится диалоговое окно «Номера страниц» . Выберите формат номеров страниц.
   • Выберите страницу N, чтобы отобразить номер только текущей страницы.
   • Выберите Page N of M, чтобы отобразить номер текущей страницы и количество общих страниц.
4. Выберите, следует ли указывать номера страниц в верхнем или нижнем колонтитуле.
5. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать выравнивание номеров страниц.
6. Когда вы удовлетворены настройками, нажмите «ОК».

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

1. Для чего
предназначены отчеты?

2. Какие элементы
базы данных могут быть использованы для построения отчета?

3. Какая команда
должна быть выполнена для запуска программы создания отчета?

4. Какую команду
дублирует кнопка ?

5. Какие способы
создания отчета Вы знаете?

6. Назовите
простейшие способы создания отчета?

7. Как отличаются
по внешнему виду «Автоотчет
в столбец» и «Ленточный автоотчет»?

8. Как создать
отчет с помощью Мастера отчетов?

9. Можно ли при
построении отчета с помощью Мастера сгруппировать данные, по какому либо из
выбранных полей?

10. Обязательно
ли должны входить в отчет, поля выбранные для группировки данных?

11. Возможно ли
проведение сортировки данных в отчете?

12. Возможно ли
при построении отчета с помощью Мастера создание промежуточных итогов и
итогов по всему отчету?

13. Можно ли с
помощью Мастера создать отчет, содержащий только итоговые значения?

14. В каком
режиме выполняется редактирование созданного отчета?

15. Внимательно
посмотрите на рисунок и назовите основные части отчета.

16. Какие
элементы управления использованы в отчете?

17. Какая из кнопок
инструментальной панели может быть использована для быстрого перехода в режим
просмотра отчета   ?

18. Как вставить
в заголовок отчета рисунок (логотип фирмы)?

19. Какой элемент
управления наиболее целесообразно использовать?

20. Как создать
дополнительные надписи в области заголовка отчета (или колонтитула)

21. Как вставить
в отчет дату его создания?

22. Как вставить
в отчет текущую дату?

23. Как изменить
размер и тип шрифта заголовка отчета, заголовков полей?

СвойстваProperties

• ActiveControlActiveControl
• AllowLayoutViewAllowLayoutView
• AllowReportViewAllowReportView
• ApplicationApplication
• AutoCenterAutoCenter
• AutoResizeAutoResize
• BorderStyleBorderStyle
• CaptionCaption
• CloseButtonCloseButton
• ControlBoxControlBox
• ControlsControls
• CountCount
• CurrentRecordCurrentRecord
• CurrentViewCurrentView
• CurrentXCurrentX
• CurrentYCurrentY
• CycleCycle
• DateGroupingDateGrouping
• DefaultControlDefaultControl
• DefaultViewDefaultView
• DirtyDirty
• DisplayOnSharePointSiteDisplayOnSharePointSite
• DrawModeDrawMode
• DrawStyleDrawStyle
• DrawWidthDrawWidth
• FastLaserPrintingFastLaserPrinting
• FillColorFillColor
• FillStyleFillStyle
• FilterFilter
• FilterOnFilterOn
• FilterOnLoadFilterOnLoad
• FitToPageFitToPage
• FontBoldFontBold
• FontItalicFontItalic
• FontNameFontName
• FontSizeFontSize
• FontUnderlineFontUnderline
• ForeColorForeColor
• FormatCountFormatCount
• GridXGridX
• GridYGridY
• GroupLevelGroupLevel
• GrpKeepTogetherGrpKeepTogether
• HasDataHasData
• HasModuleHasModule
• HeightHeight
• HelpContextIdHelpContextId
• HelpFileHelpFile
• HwndHwnd
• InputParametersInputParameters
• KeyPreviewKeyPreview
• LayoutForPrintLayoutForPrint
• LeftLeft
• MenuBarMenuBar
• MinMaxButtonsMinMaxButtons
• ModalModal
• ModuleModule
• MouseWheelMouseWheel
• MoveableMoveable
• MoveLayoutMoveLayout
• NameName
• NextRecordNextRecord
• OnActivateOnActivate
• OnApplyFilterOnApplyFilter
• OnClickOnClick
• OnCloseOnClose
• OnCurrentOnCurrent
• OnDblClickOnDblClick
• OnDeactivateOnDeactivate
• OnErrorOnError
• OnFilterOnFilter
• OnGotFocusOnGotFocus
• OnKeyDownOnKeyDown
• OnKeyPressOnKeyPress
• OnKeyUpOnKeyUp
• OnLoadOnLoad
• OnLostFocusOnLostFocus
• OnMouseDownOnMouseDown
• OnMouseMoveOnMouseMove
• OnMouseUpOnMouseUp
• OnNoDataOnNoData
• OnOpenOnOpen
• OnPageOnPage
• OnResizeOnResize
• OnTimerOnTimer
• OnUnloadOnUnload
• OpenArgsOpenArgs
• OrderByOrderBy
• OrderByOnOrderByOn
• OrderByOnLoadOrderByOnLoad
• OrientationOrientation
• PagePage
• PageFooterPageFooter
• PageHeaderPageHeader
• PagesPages
• PaintingPainting
• PaintPalettePaintPalette
• PaletteSourcePaletteSource
• ParentParent
• PicturePicture
• PictureAlignmentPictureAlignment
• PictureDataPictureData
• PicturePagesPicturePages
• PicturePalettePicturePalette
• PictureSizeModePictureSizeMode
• PictureTilingPictureTiling
• PictureTypePictureType
• PopUpPopUp
• PrintCountPrintCount
• PrinterPrinter
• PrintSectionPrintSection
• PropertiesProperties
• PrtDevModePrtDevMode
• PrtDevNamesPrtDevNames
• PrtMipPrtMip
• RecordLocksRecordLocks
• RecordsetRecordset
• RecordSourceRecordSource
• RecordSourceQualifierRecordSourceQualifier
• ReportReport
• RibbonNameRibbonName
• ScaleHeightScaleHeight
• ScaleLeftScaleLeft
• ScaleModeScaleMode
• ScaleTopScaleTop
• ScaleWidthScaleWidth
• ScrollBarsScrollBars
• SectionSection
• ServerFilterServerFilter
• ShapeShape
• ShortcutMenuBarShortcutMenuBar
• ShowPageMarginsShowPageMargins
• TagTag
• TimerIntervalTimerInterval
• ToolbarToolbar
• TopTop
• UseDefaultPrinterUseDefaultPrinter
• VisibleVisible
• WidthWidth
• WindowHeightWindowHeight
• WindowLeftWindowLeft
• WindowTopWindowTop
• WindowWidthWindowWidth

Группировка записей при помощи мастера отчетов

С помощью группировки можно упорядочить записи по группам (например, по регионам). Вложенные группы позволяют определить отношения между группами и быстро найти необходимые данные. Используя группировку, можно получить сводные данные (например, итоговые значения или проценты).

При включении в отчет нескольких таблиц мастер будет проверять отношения между ними и определять возможный способ просмотра данных.

На странице мастера отчетов, содержащей строку Добавить уровни группировки, выберем одно из полей в списке и нажмем Далее.

Для добавления уровней группировки в отчет дважды щелкнем на любом из полей в списке, добавляемых в отчет.

Для удаления уровня группировки нужно дважды щелкнуть по нему в правой части диалогового окна. Используя клавиши со стрелками, можно добавить или удалить уровни группировок (рис.2). Назначим приоритет (низкий или высокий) для уровня группировки, для этого выберем его и нажмем соответствующие кнопки. Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.

Нажмем кнопку Параметры группировки для открытия диалогового окна Интервалы группировки.

В случае необходимости для каждого поля группировки можно выбрать интервал группировки, позволяющий настроить способ группировки записей. После выбора интервала группировки нажмем ОК.

Для перехода к следующей странице мастера нажмем кнопку Далее.

Изменение заголовка и нижнего колонтитула страницы

Чтобы просмотреть и изменить верхний и нижний колонтитулы, отображаемые на каждой странице вашего отчета, выберите команду «Вид» на ленте и перейдите в «Конструктивное представление» . Верхний и нижний колонтитулы расположены в белом пространстве под заголовками Page Header и Page Footer.

В зависимости от дизайна вашего отчета иногда вы можете обнаружить, что в верхнем и нижнем колонтитулах нет пробела, как на изображении выше. Если это так, вы должны изменить размер верхнего и нижнего колонтитулов, прежде чем вы сможете что-то добавить к ним. Просто нажмите и перетащите нижнюю границу верхнего или нижнего колонтитула, чтобы увеличить размер.

Чем дашборд отличается от отчета

Аналитики утверждают, что любой дашборд — это отчет, но не каждый отчет — это дашборд. В этом разделе рассмотрим отличия дашборда от отчета и выясним, почему их путают.

Некоторые руководители не понимают, в чем разница отчетов и дашбордов — ведь это такие же данные, только красиво оформленные. Поэтому и происходит путаница.

Так в чем же разница:

Отчет — статичный документ, который содержит данные с выводами о проведенном эксперименте. Это может быть таблица или график. Дашборд — информационная панель, где можно отслеживать данные в реальном времени.
Отчет долго оформлять и анализировать. Дашборд необходимо настроить всего раз, чтобы затем получать актуальные данные за любой период: день, неделя, месяц, год.
В отчете большое значение имеет человеческий фактор — можно не так свести показатели и получить неправильный вывод. Дашборд минимизирует подобные ошибки.
Отчеты создают в Excel или Google Docs, но и дашборды тоже можно настроить в этих программах

Важное отличие — информация в дашборде всегда обновляется и актуализируется.
Разработка дашбордов может стоить больших денег. Например, вы хотите индивидуальную систему, которую создаст разработчик на языке программирования Python

Но если посчитать, сколько сотрудник тратит времени на создание отчетов каждый месяц, то затраты оказываются еще больше, так как исполнитель попросту не успевает выполнять свою основную работу.

Ниже представлена таблица отличий дашборда от отчета:

ПримечанияRemarks

Объект Report является элементом коллекции Reports , который представляет собой коллекцию всех открытых в данный момент отчетов.A Report object is a member of the Reports collection, which is a collection of all currently open reports. В коллекции отчетов отдельные отчеты индексируются начиная с нуля.Within the Reports collection, individual reports are indexed beginning with zero. Вы можете ссылаться на отдельный объект отчета в коллекции Reports , обратившись к отчету по имени или обратившись к его индексу в коллекции.You can refer to an individual Report object in the Reports collection either by referring to the report by name, or by referring to its index within the collection. Если имя отчета содержит пробел, оно должно быть заключено в квадратные скобки ([]).If the report name includes a space, the name must be surrounded by brackets ().

Примечание

Каждый объект Report содержит коллекцию Controls , содержащую все элементы управления в отчете.Each Report object has a Controls collection, which contains all controls on the report. Вы можете ссылаться на элемент управления в отчете либо неявно, либо явным образом ссылаться на коллекцию Controls .You can refer to a control on a report either by implicitly or explicitly referring to the Controls collection. Код будет выполняться быстрее, если вы сошлетесь на коллекцию Элементы управления неявно.Your code will be faster if you refer to the Controls collection implicitly. В следующих примерах показаны два способа, с помощью которых вы можете ссылаться на элемент управления с именем невдата для отчета с именем ордеррепорт.The following examples show two of the ways you might refer to a control named NewData on a report called OrderReport.

Затраты в растениеводстве 1С: ЕРП АПК

К сожалению, информации об отраслевом решении 1С: ЕРП АПК крайне мало. У разработчика есть методичка под названием Обучающий курс, однако она недостаточно полно описывает функционал, да и обновляется гораздо реже, чем сама конфигурация. Поэтому возникло желание написать цикл статей, где попробовать обобщить свой опыт работы с данной конфигурацией в части учета в растениеводстве.
В настоящий момент в конфигурации поддерживаются два режима формирования себестоимости в растениеводстве: ежемесячный по фактической себестоимости и расчет по плановой в течение года с расчетом фактической в конце года. Про второй вариант в данной статье не будем говорить, вариант относительно новый и на фактических данных мной еще не проверялся.

Как на большом предприятии организовать единый справочник Номенклатура в 1С

Очень часто при получении отчетности по конкретной номенклатуре заинтересованное лицо задает много вопросов, ответы на которые неочевидны. По какой причине одна и та же номенклатура продублирована в справочнике или отличается незначительно по написанию? Какую номенклатуру выбрать в роли аналитики? Какую номенклатуру выбрать при создании новых документов?… Очевидно, что при выборе некорректной позиции из справочника номенклатур в 1С пользователь получит некорректные данные, что приводит к потере полноценного контроля над ситуацией (например, состоянием складских запасов).

Как работать с дашбордами

Вы увидели несколько примеров дашбордов в нашей статье, но как работать с ними и как применить знания на практике? Давайте разберемся в том, как правильно собрать свой первый дашборд.

Указывайте только важные показатели

Настройте ключевые данные, чтобы они всегда были у вас под рукой, и проверяйте периодически их актуальность и правильность значений.

Создавайте простую и понятную структуру

Каждый показатель и значение в таблице или на диаграмме не должны вызывать разночтений у вас, руководителя, коллеги или у клиента. Если создаете отчет по количеству сотрудников, не добавляйте таблицы с валовой прибылью — создайте два дашборда для разных целей.

Создавайте модули таким образом, чтобы каждый элемент был пропорционален и гармоничен с остальными.

Сравнивайте показатели

Если в дашборде указаны схожие показатели, сделайте рядом сравнительную таблицу или график, где вы сможете видеть динамику этих значений.

Добавьте настройку фильтров и модулей

Когда будете выбирать систему для создания дашбордов проследите, чтобы в ней были фильтры данных по нескольким параметрам: период, сравнение сегментов и добавление условий.

На примере ниже показан модуль «Посетители» в дашборде «Яндекс.Метрика» и его варианты настройки.

Пример модуля в дашборде

Выбирайте наилучшую визуализацию

В случае с дашбордами, созданными через Excel, нет такого большого выбора для визуализации, какой предоставляют, к примеру, Power Bi или Tableau — о них поговорим в следующих разделах

Когда создадите отчет, попробуйте сделать цветовой акцент на основных показателях или колонках в диаграммах так, чтобы любой пользователь понимал, куда нужно посмотреть и на что обратить внимание

Также следите за выбором шрифта — сделайте его четким и большим, так как часто на практике дашборды показывают в ходе планерок на больших экранах.

Придерживайтесь минимализма

После создания дашборда проверьте все значения — нет ли в отчете лишних данных, которые ничего не скажут или никак не помогут проанализировать ситуацию в реальном времени. Если нашли такой показатель, скройте его или уберите с дашборда.

Задавайте вопросы

Если вы видите в показателях резкие изменения — узнайте, в чем причина. Если дашборд не отвечает на ваш вопрос, изучите составляющие модуля, где была ошибка. Откройте источники данных дашборда и просмотрите значения.

Сортировка записей и подведение ее итогов

Сортировать записи можно в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям. Щелкнем первый раскрывающийся список и выберем поля для сортировки.

Для выбора сортировки по возрастанию или убыванию можно нажать кнопку в правой части списка (сортировку по возрастанию используют по умолчанию). В случае необходимости можно открыть второй, третий и четвертый раскрывающиеся списки для выбора дополнительных полей сортировки.

Для вычисления итоговых значений числовых полей необходимо нажать кнопку Итоги, которая будет доступна лишь в случае содержания в разделе подробностей отчета одного или нескольких числовых полей. Мастер отобразит доступные числовые поля.

Установим флажки у функций Sum, Avg, Min или Max для включения расчетов в примечание группы. Нажмем кнопку ОК

Далее нужно следовать инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице можно изменить заголовок отчета. Затем нажать кнопку Готово. Access автоматически сохраняет отчет и отображает его в режиме предварительного просмотра.

Используя кнопки навигации в нижней части области просмотра, можно последовательно просмотреть страницы отчета либо перейти к нужной странице, для этого необходимо нажать одну из кнопок навигации или ввести номер страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажать клавишу Ввод.

В режиме предварительного просмотра предусмотрено увеличение масштаба для просмотра подробностей или уменьшение его для просмотра расположения данных на странице. Щелкнем 1 раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Для отмены эффекта увеличения необходимо щелкнуть еще раз. Также можно использовать элемент управления масштабом в строке состояния.