Поиск в экселе

Как правильно искать в таблицах Excel

Довольно трудно обнаружить нужную информацию на рабочем листе с большим количеством данных. Однако диалоговое окно Найти и заменить позволяет значительно упростить процесс поиска информации. Кроме того, оно обладает некоторыми полезными функциями, о чем многие пользователи не догадываются.

Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или нажмите Ctrl+F), чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить. Если вам нужно заменить данные, то выберите команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить (или нажмите Ctrl+H). От того, какую именно команду вы выполните, зависит, на какой из двух вкладок откроется диалоговое окно.

Если в открывшемся диалоговом окне Найти и заменить нажать кнопку Параметры, то отобразятся дополнительные параметры поиска информации (рис. 21.1).

Рис. 21.1. Вкладка Найти диалогового окна Найти и заменить

Во многих случаях лучше в поиске задавать не точный, а приблизительный текст, например настенные ключницы. Например, чтобы найти данные по клиенту Иван Смирнов, вы, конечно, можете ввести в поисковое поле точный текст. Однако вполне вероятно, что вы ничего не найдете, так как вы могли ввести имя клиента по-другому, например ИванСмирнов или И. Смирнов, или даже допустили ошибку в фамилии. При поиске такого имени лучше всего использовать подстановочные знаки.

Введите ив*смир* в поле Найти, а затем нажмите кнопку Найти все. Использование подстановочных знаков не только позволяет уменьшить количество вводимых слов, но и гарантирует, что вы найдете данные по клиенту, если они имеются на этом рабочем листе. Конечно, в результатах поиска могут содержаться не отвечающие цели вашего поиска записи, но это лучше, чем ничего.

При поиске с помощью диалогового окна Найти и заменить можно использовать два подстановочных знака:

• ? — соответствует любому символу;
• * — соответствует любому количеству символов.

Кроме того, данные подстановочные символы можно также применять при поиске числовых значений. Например, если в строке поиска задать 3*, то в результате отобразятся все ячейки, которые содержат значение, начинающееся с 3, а если вы введете 1?9, то получите все трехзначные записи, которые начинаются с 1 и заканчиваются 9.

Для поиска вопросительного знака или звездочки поставьте перед ними символ тильды (

). Например, следующая строка поиска находит текст *NONE*: -*N0NE

* Чтобы найти символ тильды, поставьте в строке поиска две тильды.

Если вам кажется, что поиск работает неправильно, проверьте три следующие настройки (которые иногда изменяются сами по себе).

• Флажок Учитывать регистр — установите его, чтобы регистр искомого текста совпадал с регистром заданного текста. Например, если вы зададите в поиске слово иван и установите указанный флажок, то слово Иван в результатах поиска не отобразится.
• Флажок Ячейка целиком — установите его, чтобы найти ячейку, которая содержит в точности тот текст, который указан в строке поиска. Например, набрав в строке поиска слово Excel и установив указанный флажок, вы не найдете ячейку, содержащую словосочетание Microsoft Excel.
• Раскрывающийся список Область поиска — список содержит три пункта: значения, формулы и примечания. Например, если в строке поиска вы зададите число 900 и в раскрывающемся списке Область поиска выберете пункт значения, то в результатах поиска вы не увидите ячейку, содержащую значение 900, если оно получено при использовании формулы.

Помните, что поиск осуществляется в пределах выбранного диапазона ячеек. Если нужно выполнить поиск по всему листу, то, прежде чем начать искать, выделите только одну ячейку.

Кроме того, учтите, что с помощью окна Найти и заменить нельзя найти отформатированные числовые значения. Например, если в строку поиска вы введете $5*, то значение, к которому применено денежное форматирование и которое выглядит как $54.00, не будет найдено.

Работа с датами может оказаться непростой, поскольку Excel поддерживает очень много форматов дат. Если вы ищете дату, к которой применено форматирование по умолчанию, Excel находит даты, даже если они отформатированы различными способами. Например, если ваша система использует формат даты m/d/y, строка поиска 10/*/2010 находит все даты в октябре 2010 года, независимо от того, как они отформатированы.

Используйте пустое поле Заменить на, чтобы быстро удалить какую-нибудь информацию на рабочем листе. Например, введите — * в поле Найти и оставьте поле Заменить на пустым. Затем нажмите кнопку Заменить все, чтобы Excel нашел и убрал все звездочки на листе.

Замечание

Функции ПОИСК и ПОИСКБ не учитывают регистр. Если требуется учитывать регистр, используйте функции НАЙТИ и НАЙТИБ.

В аргументе искомый_текст можно использовать подстановочные знаки: вопросительный знак ( ?) и звездочку ( *). Вопросительный знак соответствует любому знаку, звездочка — любой последовательности знаков. Если требуется найти вопросительный знак или звездочку, введите перед ним тильду (

Если значение аргумента искомый_текст не найдено, #VALUE! возвращено значение ошибки.

Если аргумент начальная_позиция опущен, то он полагается равным 1.

Если Нач_позиция не больше 0 или больше, чем длина аргумента просматриваемый_текст , #VALUE! возвращено значение ошибки.

Аргумент начальная_позиция можно использовать, чтобы пропустить определенное количество знаков. Допустим, что функцию ПОИСК нужно использовать для работы с текстовой строкой “МДС0093.МужскаяОдежда”. Чтобы найти первое вхождение “М” в описательной части текстовой строки, задайте для аргумента начальная_позиция значение 8, чтобы поиск не выполнялся в той части текста, которая является серийным номером (в данном случае — “МДС0093”). Функция ПОИСК начинает поиск с восьмого символа, находит знак, указанный в аргументе искомый_текст, в следующей позиции, и возвращает число 9. Функция ПОИСК всегда возвращает номер знака, считая от начала просматриваемого текста, включая символы, которые пропускаются, если значение аргумента начальная_позиция больше 1.

Как найти несколько слов в Excel

В файлах Эксель можно искать ячейки по целым выражениям. Однако, введя ключ, к примеру «Красный шар», системой будет выполняться работа конкретно по данному запросу. Результаты не отобразят значения, имеющие вид «Красный сверкающий шар» либо «Красный яркий шар».

Для посика не одного, а одновременно нескольких слов, необходимо выполнить следующее:

• Пропишите их в поисковой строчке.
• Расставьте звездочки между ними. Таким образом будут найдены значения, которые содержат уазанную надпись, причем независимо от того, имеются ли между ними те или иные символы либо нет.
• Подобным методом можно задавать ключ даже с раздельными буквами.

Применяем фильтр

Итак, для того, чтобы воспользоваться фильтром, необходимо:

1. Выделить определенную ячейку, содержащую данные.
2. Кликнуть по главной, затем – «Сортировка», и далее – «Фильтр».
3. В строчке вверху клетки будут оснащены стрелочками. Это и есть меню, которое нужно открыть.
4. В текстовом поле нужно пропечатать запрос и нажать подтверждение.
5. В столбике будут отображаться лишь ячейки. В которых присутствует искомая фраза.
6. Для сброса результатов, в выпавшем списке следует отметить «Выделить все».
7. Для отключения фильтра, заново стоит нажать по нему в сортировке.

Представленный способ вряд ли пригодится, если вы не располагаете информацией, в каком именно ряду располагается искомое вами значение.

На сегодня у меня все, теперь вы знаете как в экселе найти нужное слово. Таким образом, для поиска определенной фразы либо числа следует применять возможности, встроенные в интерфейс. Возможно также выбирать дополнительные опции поиска либо прибегнуть к фильтру.

Поиск ячеек

Ячейки могут содержать в себе формулы или значения, быть объеденными или скрытыми. Эти характеристики изменяют ход поиска интересующих нас ячеек.

Для поиска ячеек с формулами выполняются следующие действия.

В открытом документе выделить ячейку или диапазон ячеек (в первом случае поиск идет по всему листу, во втором – в выделенных ячейках).
Во вкладке «Главная» выбрать функцию «Найти и выделить».
Обозначить команду «Перейти».
Выделить клавишу «Выделить».
Выбрать «Формулы».
Обратить внимание на список пунктов под «Формулами» (возможно, понадобится снятие флажков с некоторых параметров).
Нажать клавишу «Ок».

Для поиска объединенных ячеек потребуется выполнение следующих манипуляций.

1. Перейти во вкладку «Главная».
2. Выбрать функцию «Найти и выделить».
3. Нажать на команду «Найти».
4. Перейти в «Параметры» и выбрать «Формат».
5. Здесь выделить функцию «Выравнивание», поставить отметку «Объединить ячейки».
6. Нажать на «Ок».
7. Нажать на кнопку «Найти все» и проанализировать список ячеек, которые объединены на соответствующем листе.

При нажимании кнопкой мыши на элемент в списке происходит выделение объединенной ячейки на листе. Дополнительно доступна функция «Отменить объединение ячеек».

Выполнение представленных выше действий приводит к нахождению всех объединенных ячеек на листе и при необходимости отмене данного свойства. Для поиска скрытых ячеек проводятся следующие действия.

1. Выбрать лист, требующий анализа на присутствие скрытых ячеек и их нахождения.
2. Нажать клавиши «F5_гт_ Special».
3. Нажать сочетание клавиш «CTRL + G_гт_ Special».

Можно воспользоваться еще одним способом для поиска скрытых ячеек:

1. Открыть функцию «Редактирование» во вкладке «Главная».
2. Нажать на «Найти».
3. Выбрать команду «Перейти к разделу». Выделить «Специальные».
4. Попав в группу «Выбор», поставить галочку на «Только видимые ячейки».
5. Нажать кнопку «Ок».

В результате проделанных действий видимые ячейку выделятся, при этом границы столбцов и строк, которые граничат со скрытыми ячейками или столбцами, предстанут с белыми границами.

Если интересующая ячейка обозначена условным форматом, ее несложно найти и применить для копирования, удаления или редактирования непосредственно условного формата. Если речь идет о ячейке с определенным условным форматом, тогда на помощь придет функция «Выделить группу ячеек».

Чтобы найти ячейки, для которых применено условное форматирование:

• нажать на ячейку, не предусматривающую условное форматирование;
• выбрать функцию «Редактирование» во вкладке «Главная»;
• нажать на кнопку «Найти и выделить»;
• выделить категорию «Условное форматирование».

Чтобы найти ячейки, для которых применено одинаковое условное форматирование:

• выбрать ячейку, предусматривающую условное форматирование, требующую поиска;
• выбрать группу «Редактирование» во вкладке «Главная»;
• нажать на кнопку «Найти и выделить»;
• выбрать категорию «Выделить группу ячеек»;
• установить свойство «Условные форматы»;
• напоследок нужно зайти в группу «Проверка данных» и установить аналогичный пункт.

Поиск повторяющихся значений включая первые вхождения.

Предположим, что у вас в колонке А находится набор каких-то показателей, среди которых, вероятно, есть одинаковые. Это могут быть номера заказов, названия товаров, имена клиентов и прочие данные. Если ваша задача — найти их, то следующая формула для вас:

Где А2 — первая ячейка из области для поиска.

Просто введите это выражение в любую ячейку и протяните вниз вдоль всей колонки, которую нужно проверить на дубликаты.

Как вы могли заметить на скриншоте выше, формула возвращает ИСТИНА, если имеются совпадения.  А для встречающихся только 1 раз значений она показывает ЛОЖЬ.

Подсказка! Если вы ищите повторы в определенной области, а не во всей колонке, обозначьте нужный диапазон и “зафиксируйте” его знаками $. Это значительно ускорит вычисления. Например, если вы ищете в A2:A8, используйте

Если вас путает ИСТИНА и ЛОЖЬ в статусной колонке и вы не хотите держать в уме, что из них означает повторяющееся, а что — уникальное, заверните свою СЧЕТЕСЛИ в функцию ЕСЛИ и укажите любое слово, которое должно соответствовать дубликатам и уникальным:

Если же вам нужно, чтобы формула указывала только на дубли, замените «Уникальное» на пустоту («»):

В этом случае Эксель отметит только неуникальные записи, оставляя пустую ячейку напротив уникальных. 

Поиск неуникальных значений без учета первых вхождений

Вы наверняка обратили внимание, что в примерах выше дубликатами обозначаются абсолютно все найденные совпадения. Но зачастую задача заключается в поиске только повторов, оставляя первые вхождения нетронутыми

То есть, когда что-то встречается в первый раз, оно однозначно еще не может быть дубликатом.

Если вам нужно указать только совпадения, давайте немного изменим:

На скриншоте ниже вы видите эту формулу в деле.

Нетрудно заметить, что она не обозначает первое появление слова, а начинает отсчет со второго.

Чувствительный к регистру поиск дубликатов

Хочу обратить ваше внимание на то, что хоть формулы выше и находят 100%-дубликаты, есть один тонкий момент — они не чувствительны к регистру. Быть может, для вас это не принципиально

Но если в ваших данных абв, Абв и АБВ — это три разных параметра – то этот пример для вас.

Как вы могли уже догадаться, выражения, использованные нами ранее, с такой задачей не справятся. Здесь нужно выполнить более тонкий поиск, с чем нам поможет следующая функция массива:

Не забывайте, что формулы массива вводятся комбиинацией Ctrl + Shift + Enter.

Если вернуться к содержанию, то здесь используется функция СОВПАД для сравнения целевой ячейки со всеми остальными ячейками с выбранной области. Результат возвращается в виде ИСТИНА (совпадение) или ЛОЖЬ (не совпадение), которые затем преобразуются в массив из 1 и 0 при помощи оператора (—).

После этого, функция СУММ складывает эти числа. И если полученный результат больше 1, функция ЕСЛИ сообщает о найденном дубликате.

Если вы взглянете на следующий скриншот, вы убедитесь, что поиск действительно учитывает регистр при обнаружении дубликатов:

Смородина и арбуз, которые встречаются дважды, не отмечены в нашем поиске, так как регистр первых букв у них отличается.

Описание

Функции ПОИСК И ПОИСКБ находят одну текстовую строку в другой и возвращают начальную позицию первой текстовой строки (считая от первого символа второй текстовой строки). Например, чтобы найти позицию буквы “n” в слове “printer”, можно использовать следующую функцию:

Эта функция возвращает 4, так как “н” является четвертым символом в слове “принтер”.

Можно также находить слова в других словах. Например, функция

возвращает 5, так как слово “base” начинается с пятого символа слова “database”. Можно использовать функции ПОИСК и ПОИСКБ для определения положения символа или текстовой строки в другой текстовой строке, а затем вернуть текст с помощью функций ПСТР и ПСТРБ или заменить его с помощью функций ЗАМЕНИТЬ и ЗАМЕНИТЬБ. Эти функции показаны в примере 1 данной статьи.

Эти функции могут быть доступны не на всех языках.

Функция ПОИСКБ отсчитывает по два байта на каждый символ, только если языком по умолчанию является язык с поддержкой БДЦС. В противном случае функция ПОИСКБ работает так же, как функция ПОИСК, и отсчитывает по одному байту на каждый символ.

К языкам, поддерживающим БДЦС, относятся японский, китайский (упрощенное письмо), китайский (традиционное письмо) и корейский.

4) Способ поиска номер четыре — это макрос VBA для поиска (перебора значений).

В зависимости от назначения и условий использования макрос может иметь разные конфигурации, но основная часть цикла перебора VBA макроса приведена ниже.

Sub Poisk()

‘ ruexcel.ru макрос проверки значений (поиска)

Dim keyword As String

keyword = «Искомое слово» ‘присвоить переменной искомое слово

On Error Resume Next ‘при ошибке пропустить

For Each cell In Selection ‘для всх ячеек в выделении (выделенном диапазоне)

If cell.Value = «» Then GoTo Line1 ‘если ячейка пустая перейти на «Line1″

If InStr(StrConv(cell.Value, vbLowerCase), keyword) > 0 Then cell.Interior.Color = vbRed ‘если в ячейке содержится слово окрасить ее в красный цвет (поиск)

Чем отличается функция ПОИСК от функции НАЙТИ в Excel?

Функция ПОИСК очень схожа с функцией НАЙТИ по принципу действия. Более того у них фактически одинаковые аргументы. Только лишь названия аргументов отличаются, а по сути и типам значений – одинаковые:

Но опытный пользователь Excel знает, что отличие у этих двух функций очень существенные.

Отличие №1. Чувствительность к верхнему и нижнему регистру (большие и маленькие буквы). Функция НАЙТИ чувствительна к регистру символов. Например, есть список номенклатурных единиц с артикулом. Необходимо найти позицию маленькой буквы «о».

Теперь смотрите как ведут себя по-разному эти две функции при поиске большой буквы «О» в критериях поиска:

Отличие №2. В первом аргументе «Искомый_текст» для функции ПОИСК мы можем использовать символы подстановки для указания не точного, а приблизительного значения, которое должно содержаться в исходной текстовой строке. Вторая функция НАЙТИ не умеет использовать в работе символы подстановки масок текста: «*»; «?»; «

Для примера попробуем в этих же исходных строках столбца «наименования» найти приблизительный текст. Для этого укажем следующий вид критерия поиска используя символы подстановки: «н*ая».

Как видим во втором отличии функция НАЙТИ совершенно не умеет работать и распознавать спецсимволы для подстановки текста в критериях поиска при неточном совпадении в исходной строке.

Поиск значений по вертикали в списке неизвестного размера с точным соответствием

Для выполнения этой задачи используйте функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ.

Примечание: Этот подход используется, если данные находятся в диапазоне внешних данных, который вы обновляете каждый день. Вы знаете, что в столбце B есть Цена, но вы не знаете, сколько строк данных возвращает сервер, а первый столбец не отсортирован по алфавиту.

C1 — это верхняя левая ячейка диапазона (также называемая начальной ячейкой).

Match (“апельсины”; C2: C7; 0) ищет оранжевый цвет в диапазоне C2: C7. Не следует включать начальную ячейку в диапазон.

1 — количество столбцов справа от начальной ячейки, для которых должно быть возвращено возвращаемое значение. В нашем примере возвращаемое значение находится в столбце D, Sales.

Как работать с поиском в Excel

Взаимодействие с поиском по таблице Excel происходит через интерфейс инструмента «Найти и заменить». Как следует из названия, с его помощью очень легко найти и заменить текстовые или числовые значения. Однако, если вам требуется выполнить только поиск, то этот инструмент тоже неплохо подойдет.

Далее рассмотрим варианты поиска данных по таблице Excel.

Вариант 1: Быстрый поиск

Это наиболее простой вариант поиска данных по всей таблице. В итоге он находит все ячейки, где содержится введенный набор символов в точном совпадении. Регистр при вводе не учитывается.

Использование инструмента происходит по данной инструкции:

1. Откройте нужный документ в Excel. В верхнем меню переключитесь на вкладку «Главная». Вообще она открыта всегда по умолчанию.
2. Теперь кликните по блоку «Найти и выделить». В контекстном меню выберите «Найти». Вместо описанных действий можно просто воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+F.

После у вас откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». В одноименное поле введите слово, символы, или выражения, по которым собираетесь производить поиск. Для запуска процесса нажмите на кнопку «Найти все» или «Найти далее». Различия между ними следующие:

• В первом случае все результаты поиска выводятся в нижней части окна в виде списка. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Можно перейти к любому результату, просто кликнув по нему левой кнопкой мыши.
• Во втором случае вы перемещаетесь сразу же к первому найденному совпадению. Сама ячейка с найденным совпадением становится автоматически активной. Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «лев», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, слово «налево».

Вариант 2: поиск в указанном интервале

Если вы точно знаете, где примерно расположен искомый вами объект, то можете воспользоваться данным вариантом поиска. В этом случае вам будут показаны только результаты, находящиеся только в выделенном диапазоне. Очень удобно, если в таблице очень часто встречается искомый элемент, а вам нужно только чтобы он был отображен только в определенной части таблицы.

Инструкция к этому типу поиска выглядит следующим образом:

1. Выделите область ячеек, внутри которых нужно провести поиск. Если вам нужно выделить несколько областей, разделенных между собой другими ячейками, то зажмите клавишу Ctrl, чтобы добавить новый блок к выделению.
2. После выделения вызовите окошко поиска, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+F.
3. Откроется такое же окно для поиска, как и в предыдущем варианте с той только поправкой, что оно будет искать только в выделенной области. В поле «Найти» введите то, что вам нужно отыскать.
4. Воспользуйтесь кнопкой «Найти все» или «Найти далее». Подробно о том, чем обе кнопки отличаются друг от друга мы писали выше.

Вариант 3: Расширенный поиск

При обычном поиске в результат выдачи будут попадать все ячейки, которые содержат последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра. Мало того, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Если в поиск задать цифру 4, то все равно будет показываться ячейка E2, даже если результат сумм A4 и C3 получился совершенно другим.

Возможности расширенного поиска позволяют избежать представленных трудностей. Давайте рассмотрим, как с ними взаимодействовать:

1. Вызовите окно обычного поиска. Это можно сделать через кнопку «Найти» или воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+F.
2. В открывшемся окне настроек воспользуйтесь кнопкой «Параметры».
3. После этого появится целый ряд параметров, которые можно настроить под себя, например, можно сделать так, чтобы во время поиска учитывался регистр, в поиске выводились элементы, содержащие точное наименование. Также здесь можно задать, что конкретно просматривать, в какой части документа искать и даже формат, в котором должен быть результат.

Указав все необходимые параметры для поиска, воспользуйтесь строкой «Найти» и введите туда искомое значение.
После этого используйтесь одну из двух кнопок «Найти все» или «Найти далее».

Как видите, в Excel представлен довольно функциональный поиск по элементам. Мало того, вы можете искать необходимые значения не только на конкретном листе, но и по всему файлу или какой-то небольшой области.

Описание

Функции ПОИСК И ПОИСКБ находят одну текстовую строку в другой и возвращают начальную позицию первой текстовой строки (считая от первого символа второй текстовой строки). Например, чтобы найти позицию буквы “n” в слове “printer”, можно использовать следующую функцию:

Эта функция возвращает 4, так как “н” является четвертым символом в слове “принтер”.

Можно также находить слова в других словах. Например, функция

возвращает 5, так как слово “base” начинается с пятого символа слова “database”. Можно использовать функции ПОИСК и ПОИСКБ для определения положения символа или текстовой строки в другой текстовой строке, а затем вернуть текст с помощью функций ПСТР и ПСТРБ или заменить его с помощью функций ЗАМЕНИТЬ и ЗАМЕНИТЬБ. Эти функции показаны в примере 1 данной статьи.

Эти функции могут быть доступны не на всех языках.

Функция ПОИСКБ отсчитывает по два байта на каждый символ, только если языком по умолчанию является язык с поддержкой БДЦС. В противном случае функция ПОИСКБ работает так же, как функция ПОИСК, и отсчитывает по одному байту на каждый символ.

К языкам, поддерживающим БДЦС, относятся японский, китайский (упрощенное письмо), китайский (традиционное письмо) и корейский.