Сводная таблица excel: создание, работа с данными, удаление

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.

1. Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
2. На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».

15

1. Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».

Фильтрация отдельных полей строк и столбцов

Кнопки фильтра в полях строк и столбцов, прикрепленные к названиям, позволяют фильтровать записи в конкретных группах значений источника данных. Для фильтрации данных в столбцах или строках сводной таблицы щелкните на такой кнопке и установите флажок равным значению (Выделить все) в верхней части раскрывающегося списка. Затем установите флажки всех групп или отдельных записей, итоговые значения которых вам нужны в сводной таблице, и щелкните на кнопке ОК.

Как и в случае фильтрации по полю фильтра, Excel заменяет стандартный значок конусообразной пиктограммой фильтра, свидетельствующей о том, что поле в настоящий момент отфильтровано по одному или нескольким своим значениям, которые и отображаются в сводной таблице. Чтобы снова отобразить все значения поля столбца или строки, щелкните на кнопке фильтра, а затем — на пункте (Выделить все) в самом верху раскрывающегося списка.

На скриншоте ниже показан пример сводной таблицы после фильтрации по дате (выбрана дата 1 января) и категории (выбраны Одежда, Питание и Хоз. Расходы).

Категория Хоз. Расходы не отображается в списке по причине отсутствия этой категории расходов за 1 января.

Помимо отдельных записей, в сводной таблице можно фильтровать группы записей, которые соответствуют определенным критериям (например, названия городов начинаются с заданных букв или величина зарплаты находится в определенных рамках). Для выполнения подобной фильтрации используются фильтры по подписи или фильтры по значению, доступные в дополнительных меню.

Произвольная группировка.

Мы можем научиться как сделать более сложную группировку. Продолжаем работать с последним вариантом нашей сводной таблицы.

Перетаскиваем поле «Товар» в область условных обозначений столбцов, как это показано на рисунке ниже.

Сразу же меняется и сама таблица, перестраивается график. Теперь мы видим продажи по месяцам в разрезе отдельных товаров.  Причем, если таких наименований будет слишком много, мы можем оставить на диаграмме только самые важные из них. Для этого нажмите на выпадающий список товаров, который находится справа от диаграммы. И там выберите только нужные товары, чтобы не загромождать график лишней информацией.

И, наконец, мы можем добавить к нашему анализу еще одно изменение. Как вы помните, у нас еще есть сведения, кому именно был продан товар, то есть код покупателя.

Используем такую интересную новинку, появившуюся в Office 2013, как срезы.

На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Вставить срез» и в появившемся окне выберите «Код покупателя».

Рядом появилось небольшое окошко с кодами покупателей. Это своего рода фильтр, при помощи которого можно выбрать для отображения одного, нескольких либо всех покупателей.

В результате мы можем сгруппировать сведения о покупках по времени, по товарам и по покупателю (одному или нескольким).

Согласитесь, это достаточно мощный инструмент анализа.

Кроме того, группировать можно выборочно: не по всем значениям какого-то показателя, а только по некоторым из них. К примеру, давайте создадим группу черного шоколада, отделив его от всех товаров.

Выделим ячейки с нужным товаром. Затем, как это показано на скриншоте, нажмём на ленте «Группировка по выделенному». Результат вы видите ниже.

Выбранные нами наименования товара сейчас объединены в группу. И по ней мы можем делать все необходимые расчеты.

Сводные таблицы Excel

Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 5.6.

Теперь, когда в нашем распоряжении имеется сводная таблица, наступило время для создания, вычисляемого поля. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Field).

Рис. 5.6. Создайте сводную таблицу, в которую будет добавляться вычисляемое поле

Чтобы открыть его, на контекстной вкладке ленты Параметры (Options), выбранной в группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools), перейдите в группу Вычисления (Calculations), щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы (Fields, Items & Sets) и выберите в раскрывающемся меню команду Вычисляемое поле (Calculated Field), как показано на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Создание вычисляемого поля начинается с этого раскрывающегося меню

На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculation Field), как показано на рис. 5.8.

Рис. 5.8. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля поможет в создании вычисляемого поля для сводной таблицы

В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя (Name) и Формула (Formula). В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. На рис. 5.9 показано, что вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час. Это имя должно точно характеризовать тип выполняемой математической операции.

Рис. 5.9. Выбор для вычисляемого поля описательного имени

Далее перейдите к списку Поля (Fields) и дважды щелкните на поле Объем продаж. Введите символ косой черты /, чтобы указать программе Excel, что вы будете делить значение поля Объем продаж на другой элемент.

По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом собственной формулы следует удалить нуль.

С этого момента диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Начните ввод формулы со значения = ‘Объем продаж’/

Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Период продаж (в часах). Готовая формула показана на рис. 5.11.

Рис 5.11. Полная формула = ‘Объем продаж’/’Период продаж (в часах)’ отображает требуемое вычисляемое поле

Щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем — на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого поля. Как видно на рис. 5.12, в результате вы получите вычисляемое поле внутри сводной таблицы.

Рис. 5.12. Вы успешно добавили вычисляемое поле в сводную таблицу. Теперь можно изменять настройки этого нового поля точно так же, как и параметры любого другого поля (например, имя поля, числовой формат или цвет)

Обратите внимание на то, что после создания нового поля Средняя выручка за час оно добавляется в список полей. Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется

При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы

Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется. При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы.

Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма (Subtotal) и Общая сумма (Grand Total) сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют строго заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.

Взгляните внимательно на рис. 5.11

Обратите внимание на то, что формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Очевидное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для определения аргументов, применяемых в расчетах

Если вы уже работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вычисляемых полей.

Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция

Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:

Во второй – цены:

Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.

Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.

Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.

Вот так.

Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.

Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.

Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.

Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.

Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».

Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными

Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки

Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов

Это не важно, Excel все сосчитает

Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.

Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.

Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.

Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже). 

Пошаговая инструкция построения сводной таблицы в Excel

• Формируем таблицу с данными (проверяем, что все столбцы имеют заголовки);
• При возможности делаем таблицу умной (Главная -> Стили -> Форматировать как таблицу), чтобы упростить дальнейший процесс обновления;
• В панели вкладок переходим Вставка -> Сводная таблица и строим таблицу;
• Задаем диапазон для таблицы (если курсор находится внутри таблицы, то Excel автоматически определит диапазон для таблицы) и место куда поместить сводную таблицу;
• В макете перетаскиваем поля из списка в области строк, столбцов и значений, также добавляем фильтр в случае необходимости;
• Анализируем данные таблицы;
• При добавлении новых данных обновляем таблицу (Анализ -> Данные -> Обновить) и если таблица обычная (не умная), то также обновляем источник данных (Анализ -> Данные -> Источник данных).

На этом все!

Удачи вам и до скорых встреч на страницах блога TutorExcel.Ru!

Что такое сводные таблицы?

Итак, как же лучше охарактеризовать, что собой представляют сводные таблицы?

Говоря простым языком, сводные таблицы – это итоги каких-то данных, созданные для облегчения анализа этих данных. В отличие от созданных вручную итогов, сводные таблицы Excel интерактивны. После создания, Вы можете легко изменять их, если они не дали той картины, которую Вы надеялись получить. Всего лишь парой щелчков мышью итоги могут быть перевёрнуты таким образом, что заголовки столбцов становятся заголовками строк и наоборот. Со сводными таблицами можно проделать множество различных действий. Вместо того, чтобы пытаться описать на словах все возможности сводных таблиц, проще продемонстрировать это на практике…

Данные, которые Вы анализируете с помощью сводных таблиц, не могут быть какими попало. Это должны быть необработанные исходные данные, вроде какого-то списка. Например, это может быть список совершённых продаж в компании за последние шесть месяцев.

Посмотрите на данные, показанные на рисунке ниже:

Обратите внимание, что это не сырые исходные данные, поскольку для них уже подведены итоги. В ячейке B3 мы видим $30000, что, вероятно, является суммарным результатом, который сделал James Cook в январе

Где же тогда исходные данные? Откуда взялась цифра $30000? Где исходный список продаж, из которого этот итог за месяц был получен? Ясно, что кто-то совершил огромный труд по упорядочиванию и сортировке всех данных о продажах за последние шесть месяцев и превратил их в таблицу итогов, которую мы видим. Сколько, по-вашему, это заняло времени? Час? Десять часов?

Дело в том, что таблица, приведённая выше, это не сводная таблица. Она была создана вручную из исходных данных, сохранённых где-то ещё, и их обработка заняла минимум пару часов. Именно такую таблицу итогов можно создать, используя сводные таблицы, потратив на это всего лишь несколько секунд. Давайте разберёмся, как…

Если вернуться к исходному списку продаж, то он выглядел бы примерно так:

Возможно, Вас удивит, что из этого списка торговых операций с помощью сводных таблиц и всего за несколько секунд, мы можем создать в Excel помесячный отчёт о продажах, что мы разбирали выше. Да, мы сможем сделать это и еще многое другое!

Вычисляемые поля сводной таблицы

Если предоставленных операций и вычислений недостаточно, то эксель позволяет создать свое вычисляемое поле в сводной таблице. Для этого выделите ячейку из области таблицы, перейдите на вкладку «Параметры» («Анализ» для Excel 2013) появившейся ленты. Далее в разделе «Сервис» кликните по пиктограмме «Формулы», из раскрывающегося меню (в версии 2010 и выше путь отличается: Раздел «Вычисления» -> Раскрывающийся список «Поля, элементы и наборы») выберите пункт «Вычисляемое поле…». Должно появиться окно:

Задайте понятное имя, и запишите формулу, используя любые функции (имейте в виду, что вычисляемые поля не работают с текстом). В качестве примера умножим курс на 1000 и вычтем 13 процентов (=Курс*1000*0,87). Назовем поле «ЗП», добавим в область значений и в качестве операции применим максимум. Посмотрите новый вид отчета:

Можно заметить, что результат по новому полю возвращает «странный» результат. Это происходит от того, что предварительно по значению столбца «курс» производится суммирование, а только потом полученный результат используется для вычисления. Если добавить в область названия строк дату, то расчет вернет требуемый результат:

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области Названия строк Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть Сводную таблицу , чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Создание сводной таблицы вручную

Иногда ни одна из сводных таблиц, предлагаемых инструментами быстрого анализа или кнопкой Рекомендуемые таблицы, не подходит. В подобных случаях можно либо выбрать готовый образец сводной таблицы, макет которого наиболее близок к требуемой вам сводной таблице, либо создать нужную таблицу “с нуля”. Создать сводную таблицу вручную не так уж и трудно, как может показаться на первый взгляд.

Чтобы создать сводную таблицу вручную на основе листа с анализируемыми данными, установите курсор ячейки в одной из ячеек списка данных и щелкните на кнопке Сводная таблица, находящейся на вкладке ленты Вставка.

На экране появится диалоговое окно создания сводной таблицы, и будут выделены все данные в списке, в котором находится курсор ячейки (вокруг списка появится мерцающая пунктирная рамка). Можете откорректировать этот диапазон в текстовом поле Таблица или диапазон, если рамка не включает какие-либо данные, которые следует консолидировать. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом рабочем листе, добавляемом в книгу. Если хотите, чтобы сводная таблица была создана на том же листе, где находятся исходные данные, щелкните на кнопке На существующий лист, а затем в поле Диапазон укажите ячейки, в которых будет находиться сводная таблица. (Проверьте, не будет ли перекрывать создаваемая сводная таблица данные, уже существующие на рабочем листе.)

Если источник данных сводной таблицы представляет собой внешнюю базу данных, созданную в другой программе, такой как Access, установите переключатель Использовать внешний источник данных. Потом щелкните на кнопке Выбрать подключение, а затем в открывшемся диалоговом окне выберите требуемое подключение. Кроме того, Excel поддерживает анализ данных для нескольких связанных таблиц листа (так называемая “модель данных”). Если данные новой сводной таблицы будут анализироваться наряду с данными существующей сводной таблицы, то установите флажок Добавить эти данные в модель данных.

После того как будет определен источник данных и указано место расположения сводной таблицы, щелкните на кнопке ОК, и программа добавит пустую сетку для новой таблицы, а также откроет в правой части области рабочего листа панель Список полей сводной таблицы. Эта панель разделена на две части. Вверху находится список полей источника данных, которые можно добавить в сводную таблицу, а внизу — область, разделенная на четыре зоны: ФИЛЬТРЫ, СТРОКИ, СТОЛБЦЫ и ЗНАЧЕНИЯ.

Чтобы завершить создание сводной таблицы, осталось назначить поля, перечисленные в списке, различным частям таблицы. Эта задача осуществляется путем перетаскивания имени поля из списка в соответствующую зону нижней части панели задач Поля сводной таблицы.

• ФИЛЬТРЫ. Здесь содержатся поля, позволяющие фильтровать данные таблицы. Так, например, если перетащить сюда поле года, то можно будет отображать в таблице сводные данные для каждого конкретного года, представленного в списке данных.
• СТОЛБЦЫ. Здесь содержатся поля, определяющие данные, которые отображаются в столбцах сводной таблицы.
• СТРОКИ. Здесь находятся поля, определяющие данные, которые отображаются в строках сводной таблицы.
• ЗНАЧЕНИЯ. Здесь содержатся поля, определяющие, какие данные будут отображаться в ячейках таблицы, т.е. значения, консолидируемые в последнем столбце (по умолчанию суммируемые).

Чтобы лучше понять, как эти зоны связаны со сводной таблицей, посмотрите на готовую таблицу, показанную скриншоте ниже.

В этой сводной таблице в качестве фильтра из списка данных было выбрано поле Дата. Поле Категория я назначил меткам строк. В качестве значений были выбраны поля Расход и Доход.

В результате выполненного выбора в сводной таблице теперь отображается сумма расходов и доходов по категориям с возможностью выбора конкретной даты.

После создания новой сводной таблицы (или выбора ячеек существующей таблицы рабочего листа) программа отображает контекстную вкладку Анализ из группы контекстных вкладок Работа со сводными таблицами — последняя автоматически добавляется на ленту. Среди множества групп этой вкладки в правой части находится группа Показать, включающая следующие полезные команды.

• Список полей. Служит для сокрытия и отображения списка полей на панели задач в правой части области рабочего листа.
• +/- Кнопки. Используется для сокрытия и отображения кнопок сворачивания (-) и разворачивания (+) конкретных строк и столбцов, позволяющих временно удалять и отображать в сводной таблице конкретные значения.
• Заголовки полей. Служит для сокрытия и отображения полей, назначаемых меткам строк и столбцов сводной таблицы.

Консолидация данных из разных таблиц Excel

Одна из насущных задач, с которыми сталкиваются пользователи, – консолидация данных. Под консолидацией понимается объединение нескольких таблиц в одну. До появления Power Query это была довольно трудоемкая операция, особенно, если процесс требовал автоматизации. Хотя в эксель есть специальная команда Данные → Работа с данными → Консолидация, пользоваться ей не удобно. Мне, по крайней мере. Появление Power Query в корне изменило представление о том, как нужно объединять таблицы.

Рассмотрим пример. В некоторый файл каждый месяц вносится отчет о продажах в формате таблицы Excel. Каждая таблица при этом имеет соответствующее название: Январь_2018, Февраль_2018 и т.д. Необходимо объединить все таблицы книги в одну. Как бы скопировать и вставить одну под другой, создав при этом дополнительный столбец, указывающий, к какой таблице принадлежит конкретная строка. Задача не одноразовая, а с заделом на будущее, поэтому нужно предусмотреть появление в этом файле новых таблиц.

Процесс начинается с запуска пустого запроса: Данные → Получить и преобразовать данные → Создать запрос → Из других источников → Пустой запрос

Затем в строке формул вводим знакомую команду

= Excel.CurrentWorkbook()

Power Query показывает все таблицы в текущей книге.

Их нужно развернуть кнопкой с двумя стрелками в названии поля Content (на скриншоте ниже выделено красным кружком).

Если есть лишние столбцы, то их можно не выводить, сняв соответствующую галку. Также лучше убрать галку напротив опции Использовать исходное имя столбца как префикс. Нажимаем Ok.

Все таблицы находятся на одном листе, а рядом колонка с названием источника, откуда взята каждая строка.

Данные загружены. Можно приступать к их обработке. Ограничимся преобразованием названий таблиц в настоящую дату, чтобы затем использовать для сведения данных по месяцам.

Визуально мы наблюдаем и месяц, и год. Но Power Query такое название воспринимает, как текст. Поэтому делаем следующее.

Удалим нижнее подчеркивание. Правой кнопкой мыши по названию столбца Name → Замена значений.

В следующем окне настроек указываем, что меняем _ на пусто, то есть в нижнем поле ничего не указываем.

Подчеркивание удаляется из названия.

Поиск и замена здесь работает так же, как и в обычном Excel.

Далее запускаем команду Преобразование → Столбец «Дата и время» → Дата → Выполнить анализ.

Power Query распознает дату и меняет формат колонки. Мы также переименовываем столбец на Период.

Полученную таблицу можно использовать для анализа данных. Выгрузим ее на лист Excel.Главная → Закрыть и загрузить.

Но что-то пошло не так. Во-первых, внизу таблицы пустая строка; во-вторых, при выгрузке произошла одна ошибка. Обновим запрос (справа от названия запроса значок обновления).

Что-то еще больше пошло не так. Даты исчезли, снизу таблицы добавились новые строки, а количество ошибок уже 19. Спокойствие, только спокойствие! Дело вот в чем.

Помните, на первом шаге мы получили все таблицы из файла? Так ведь и выгруженная таблица – это тоже таблица! Получается, Power Query взял 3 исходных таблицы, обработал, выгрузил на лист Excel и на следующем круге видит уже 4 таблицы!

При повторном обновлении запрос захватывает их все, а т.к. таблица выхода имеет другую структуру, то возникают ошибки.

Короче, из запроса нужно исключить таблицу, которая получается на выходе (Запрос1). Есть разные подходы, самый простой – это добавить шаг фильтрации. Выделяем в правой панели первый шаг Источник, открываем фильтр в колонке с названиями, снимаем галку с таблицы Запрос1 → Ok.

Снова выгружаем таблицу в Excel и на этот раз все в порядке.

Сделаем с помощью сводной таблицы маленький отчет по месяцам.

Прошло время, и в файл добавили новую таблицу с продажами за апрель.

Требуется обновить сводный отчет. Представьте на минуту, как это происходит в обычном Эксель: таблица копируется в самый низ общего источника, продлевается колонка с датой, изменяется диапазон для сводной таблицы, обновляется весь отчет.

А вот, как это выглядит при использовании Power Query.

Достаточно два раза нажать кнопку Обновить все (первый раз – для обновления запроса, второй – для сводной таблицы).

На добавление в отчет новых данных вместе с их обработкой потребовалось несколько секунд.

Вот за это мы так любим Power Query.

Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция

Если вы не знаете, как сделать сводную таблицу в excel, советую читать дальше. Я продемонстрирую вам подробный пример, используя вымышленные данные магазина одежды. Таблица отображает дату продажи, имя продавца, наименование и сумму проданного им товара.

Для создания сводной таблицы необходимо:

• Сделайте в основной таблице выделение ячейки. Вкладка «Вставка» содержит кнопку «Сводная таблица», которую и нажимаем.
• В появившемся окне прописываем диапазон либо название исходника, выбираем место создания отчета. В нашем случае это отдельный лист.
• Подтверждаем решение нажатием «ОК».

Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.

Помечаться они будут галочкой, и для удобства анализа вы будете их менять местами в табличных областях.Я решил, что анализ данных буду делать через фильтр по продавцам, чтобы было видно кем и на какую сумму каждый месяц было продано, и какой именно товар.

Выбираем конкретного продавца. Зажимаем мышку и переносим поле «Продавец» в «Фильтр отчета». Новое поле отмечается галочкой, и вид таблицы немного изменяется.Категорию «Товары» мы поставим в виде строк. В «Названия строк» мы переносим необходимое нам поле.Для отображения выпадающего списка имеет значение, в какой последовательности мы указываем наименование. Если изначально в строках делаем выбор в пользу товара, а потом указываем цену, то товары как раз и будут выпадающими списками, и наоборот.

Столбец «Единицы», будучи в главной таблице, отображал количество товара проданного определенным продавцом по конкретной цене.Для отображения продаж, например, по каждому месяцу, нужно поле «Дата» поставить на место «Названия столбцов». Выберите команду «Группировать», нажав на дату.Указываем периоды даты и шаг. Подтверждаем выбор.Видим такую таблицу.Сделаем перенос поля «Сумма» к области «Значения».Стало видно отображение чисел, а нам необходим именно числовой форматДля исправления, выделим ячейки, вызвав окно мышкой, выберем «Числовой формат».

Числовой формат мы выбираем для следующего окна и отмечаем «Разделитель групп разрядов». Подтверждаем кнопкой «ОК».